従業員画面(タイムカード)ログイン情報のメール通知方法

従業員画面(タイムカード)へのログイン情報をメール通知する手順を解説します。

※全権管理者、または「従業員設定」権限が「◯ 閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。

ポイント

従業員画面では、タイムカードの閲覧、各種申請、申請のキャンセル、パスワード変更などが可能です。詳しくは以下の記事をご参照ください。

 

目次

 

事前設定

事前に従業員のメールアドレス登録が必要です。

1. 管理画面にログインして、設定 > 従業員 > 従業員設定 を開き、各従業員の[編集]をクリックします。

2. 「メールアドレス」を入力して登録します。

ご注意

メールアドレスを登録または変更すると、そのメールアドレスに対してメールアドレス検証メールが自動送信されます。従業員が検証メール内のリンクをクリックし、メールアドレスを有効化することで、各種通知メールを受け取ることができるようになります(詳細はこちら)。
※検証メールを自動送信したくない場合はこちらをご参照ください。

 

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注意事項

メール送信元は「no_reply@kingtime.jp」となります。迷惑メールフィルターを設定している場合、本システムからの通知メールが正しく届かないことがありますので、このメールアドレスからの受信を許可するようにしてください。

 

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メール送付手順

1. 管理画面にログインして、設定 > 従業員 > 従業員設定 を開きます。

 

2. 対象所属を1つだけ選択した状態で[表示]をクリックします。[メール送信]が表示されますので、クリックします。

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3. パスワードに関する操作を設定します。

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項目名 説明
パスワードをリセットする 現在のパスワードがリセットされ、使用不可になります。この項目にチェックを入れると、同時に「パスワード変更リンクを追加する」にもチェックが入ります。
※この項目は、従業員が自身のパスワードを知らない場合にチェックしてください。初めてログイン情報を通知する際はチェックすることをおすすめします。
パスワード変更リンクを追加する メール文面にパスワード変更リンクを挿入します。
※この項目だけにチェックすると、従業員はこれまでのパスワードを継続して利用できますが、万一忘れてしまった場合は、リンクにアクセスして再設定することもできます。

 

補足

セキュリティ上、パスワードはメール通知できません。上記操作によってパスワード変更画面のリンクを挿入できます。従業員はリンク先にアクセスし、自身のパスワードを設定できます。

「パスワードをリセットする」にチェックを入れた場合に挿入される文面

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「パスワード変更リンクを追加する」だけにチェックを入れた場合に挿入される文面

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4. 「メールテンプレート選択」にて「タイムカード用」を選び、[反映]をクリックします。

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メールテンプレートがメール内容に反映されます。「#」がついている文字列はタグになります。タグはメール送信時に従業員個別の情報に置き換わります。

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5. 「メール送信先の選択」にて対象者を選択し、[メール送信]をクリックします。従業員それぞれの登録アドレスに、従業員画面へのログイン情報が送信されます。

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補足

従業員側の操作についてはこちらの記事をご参照ください。

 

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ログイン情報の仕様

従業員画面(タイムカード)のログイン情報の仕様は以下の通りです。

項目名 説明
ログインURL 管理者用のログインURLと同一です。
ログインID 管理画面にログインし、設定 > 従業員 > 従業員設定 から確認できます。ログインIDの構成要素は「企業コード + 3 + 従業員コード」となります。
※企業コードとは、本システムのアカウントごとに発行されている3文字もしくは6文字のコードです。
ログインパスワード 従業員の新規登録時にパスワードを指定しなかった場合、「従業員コード」が仮パスワードになります。従業員登録時にパスワードを指定した場合は、そちらが仮パスワードになります。

従業員画面への初回ログイン時にパスワード変更画面が表示され、従業員自身が任意の本パスワードを設定します。

 

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