従業員の入社時に必要な設定

新しく従業員が入社した場合や、在籍中の従業員を新たに本システムで管理する場合に、必要な作業を解説します。

 

目次

 

1. 【必須】従業員の新規登録

新しい従業員の情報を登録します。入社日より前に登録しても問題ありません。ただし、入社日より前の期間の勤怠画面(月別データ、日別データ、スケジュール管理など)にも、対象従業員の名前が表示される仕様ですのでご注意ください。

 

1. 設定 > 従業員 > 従業員設定 > 配属する所属と雇用区分を選択して[表示]をクリックします。

 

2. [+新規登録]をクリックします。

 

3. こちらの記事を参考に各項目を入力し、登録します。

※「メールアドレス」と「入社日」は必ず入力することをお勧めします。

※メールアドレスの登録時に、「メールアドレス検証メール」が自動送信されます(詳細は本記事の「4」をご参照ください)。

 

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2. 有休残日数の登録

※新入社員の場合は不要ですが、在籍中の従業員を新たに本システムで管理する場合、現在所持している有休の残日数を登録する必要があります。

こちらの記事を参考に、有休残日数を登録してください。

 

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3. スケジュールの登録

スケジュール(出勤/退勤予定)を登録することで、遅刻や早退を管理できるようになります。

 

自動スケジュール設定を利用している場合

自動スケジュール設定を利用する場合は作業は不要です。

 

従業員別自動スケジュール設定を利用している場合

こちらの記事を参考に、対象従業員の従業員別自動スケジュールを設定してください。

 

上記どちらも利用しない場合

こちらの記事を参考に、入社日以降のスケジュールを手動で割り当ててください。

 

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4. 「メールアドレス検証メール」の手動送信

従業員のメールアドレスを登録または変更すると、対象従業員のメールアドレスに対して「メールアドレス検証メール」が自動送信されます。対象従業員がメール内のリンクをクリックし、メールアドレスを有効化することで、各種通知メールを受け取ることができるようになります。

 

入社予定の従業員のメールアドレスを、入社日より前に本システムに登録した場合、自動送信された「メールアドレス検証メール」を、入社日前の従業員は確認できません。このため、従業員の入社後に改めて「メールアドレス検証メール」を手動送信し、メールアドレスの有効化を行う必要があります。

 

ポイント

「メールアドレス検証メール」の手動送信方法はこちらの記事をご参照ください。

 

なお、対象従業員は、本システムの名称や「メールアドレス検証メール」について認知していないことが予想されますので、事前に操作方法を周知しておくことをおすすめします。

 

ポイント

社内周知の際などはこちらの記事をご活用ください。従業員向けに手順をまとめています。

 

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5. ログイン情報のメール送付

従業員画面(タイムカード)へのログイン情報をメール送付します(送付手順はこちら)。

 

ご注意

ご利用環境によっては、入社日より前は、ログインや従業員によるパスワード変更ができない場合があります。こちらの記事をご確認ください。

 

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6. タイムレコーダー関連設定

必要に応じて、ヘルプ登録や、認証情報登録を行います。詳細はこちらの記事をご参照ください。

 

なお、入社日前にタイムレコーダーで打刻してもエラーとなり記録されません。入社日以降に打刻可能になります。

 

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補足1:KING OF TIME 人事労務をご利用の場合

KING OF TIME 勤怠管理上に従業員を登録すると、KING OF TIME 人事労務に従業員情報が連携されます。その後、KING OF TIME 人事労務にて必要な情報を追加登録します。詳細はこちらの記事をご参照ください。

 

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補足2:KING OF TIME 給与をご利用の場合

KING OF TIME 給与を利用する場合は、KING OF TIME 勤怠管理、KING OF TIME 人事労務それぞれで必須項目を登録しておく必要があります。こちらの記事を参考に、必須項目を登録してください。

 

ご注意

給与計算を行うには、KING OF TIME 人事労務の従業員情報の「適用日」が、給与や賞与計算のためのデータ取得日よりも前の日付に設定されている必要があります。
参考記事:「従業員情報に必要な項目が登録されていないため正しい計算ができません」エラーの解消方法

 

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