「従業員設定」の設定方法

設定 > 従業員 > 従業員設定画面では、従業員の基本データを登録します。メール送信や退職処理、従業員画面(タイムカード)への代理ログインなどの各種操作もこちらで行います。

 

目次

 

従業員設定画面の説明

従業員設定画面で操作できる内容を解説します。

※全権管理者、または「従業員設定」権限が「◯ 閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。

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番号 項目名 説明
1 表示条件の指定 所属や雇用区分などを指定します。[表示]ボタンのクリックでデータが表示されます。
2 新規登録 新しく従業員を登録します。
3 表示順設定 ※所属を1つだけ選択して表示しているときに表示されます。
同じ所属内であれば、従業員の表示順を任意に設定できます(詳細はこちら)。
4 削除済み従業員の復帰 ※こちらを操作するには、「オプション」に対する「△ 閲覧のみ」以上の権限も必要になります。
削除した従業員の一覧を表示します。[データ復帰]をクリックすると、削除を取り消すことができます(詳細はこちら)。
5 メール送信 ※所属を1つだけ選択して表示しているときに表示されます。
複数の従業員にメール送信します。MyレコーダーURLや、従業員画面(タイムカード)へのログイン情報、パスワードの送信はこちらから行います。

詳細は、以下の記事をご参照ください。
6 メールアドレス検証 従業員用に登録されたメールアドレスに間違いがなく、本システムからのメールを正常に受信できるかどうかを検証します(詳細はこちら)。

メールアドレス検証を実施すると、登録されたメールアドレスに検証メールが送付されます。従業員が、検証メールに記載されたリンクにアクセスすることで、メールアドレスが有効化され、アラート通知などの各種通知メールが届くようになります。
7 二要素認証一括設定 ※「従業員向けの二要素認証機能」を「使用する」に設定している場合に表示されます。
二要素認証を一括で「使用する」または「使用しない」に設定します(詳細はこちら)。
8 Excel出力 従業員設定画面をExcel形式でダウンロードします。
※データ出力権限を持つ管理者だけに表示されます。
9 編集 既存の従業員データを編集します。
10 削除 使用していない従業員データを削除します。削除された従業員データは勤務データ確認画面などに表示されなくなります(詳細はこちら)。
※従業員を削除すると認証情報も削除されます。

※本システムの利用開始時期によっては従業員データを削除しても該当従業員が課金対象となる場合があります。課金体系の詳細はこちらをご確認ください。

削除は従業員の登録ミスなどの場合に使用してください。退職した従業員については、[編集]をクリックし、「基本情報」カテゴリの詳細項目を展開して、「退職日」をご入力ください。

削除の取り消しは、[削除済み従業員の復帰]より可能です。
11 その他 クリックすると、以下のメニューが表示されます。

単価
※「人件費概算出力機能」を使用しているときに表示されます。

各従業員の単価を設定します。「雇用区分設定」にも同じ項目がありますが、従業員設定の情報が優先されます(詳細はこちら)。

従業員別自動スケジュール
※「従業員別自動スケジュール」を使用しているときに表示されます。
従業員別の自動スケジュール設定を行います(詳細はこちら)。

タイムレコーダーURL送信
MyレコーダーURLを送信します。複数の従業員のURLを一度に送信するときは前述(5)の[メール送信]ボタンをご利用ください(詳細はこちら)。

システムログ用メール送信
※KING OF TIMEシリーズを利用しているときに表示されます。
従業員が「KING OF TIME システムログ」を利用するためのアカウント情報をメール通知します(詳細はこちら)。

ログイン
※この項目は全権管理者だけに表示されます。
従業員画面(タイムカード)に代理ログインします。

 

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従業員の登録方法

1. 新しく従業員を登録する場合は[新規登録]を、既存の従業員を編集する場合は[編集]をクリックし、登録画面を開きます。

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2. 本記事の「設定項目」の説明を参考に各項目を入力します。

 

ご注意

各項目の入力時は、推奨文字を使用してください。非推奨文字を使用すると、入力は可能であっても、表示や出力の際に正しく動作しない恐れがあります(詳細はこちら)。

 

3. [登録]をクリックします。 

 

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設定項目

各設定項目を解説します。

 

ポイント

カテゴリ右上の[詳細]をクリックすると、詳細項目が展開します。
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基本情報

項目名 説明 表示
従業員コード 従業員を識別するコードを3~10文字で入力します。使用できる文字種別は、半角英字の大文字・小文字[A-Z,a-z]、半角の数字[0-9]、半角の記号[ . - _ ](ピリオド、ハイフン、アンダースコア)です。
※他の従業員と重複するコードは設定できません。
※従業員ページにログインするための「ログインID」の一部になります。
基本
姓・名 従業員の名前を40文字以内で入力します。 基本
姓・名(フリガナ) 名前のフリガナを40文字以内で入力します。この項目は勤務データ確認画面などでは表示されませんが、エクスポートメニューより出力できます。 基本
ミドルネーム ※オプション > 表示設定カテゴリ > 表示形式にて、ミドルネーム表示を選択しているときに表示されます。
ミドルネームを100文字以内で入力します。勤怠データ確認画面など従業員の名前が表示される箇所すべてに反映されます。
基本
メールアドレス メールアドレスを入力します。メールアドレスは以下の目的で使用します。
  • 従業員が行った申請が承認・棄却されたことをメール通知する
  • MyレコーダーURLや、従業員画面(タイムカード)のログイン情報をメール送付する
  • 管理者によって従業員のパスワードをリセットした旨をメール通知する

メールアドレスを登録・変更すると、そのメールアドレスに対してメールアドレス検証メールが自動送信されます。従業員が検証メール内のリンクをクリックし、メールアドレスを有効化することで、各種通知メールを受け取ることができるようになります(詳細はこちら)。
※従業員データを登録・変更する際に検証メールを自動送信したくない場合は、従業員データを手入力ではなく、CSVインポートします。その際、CSVファイルで「検証メールの即時送信」という項目に「0」を設定してください(詳細はこちら)。
基本
パスワード パスワードを設定します。設定ルールは「パスワードポリシー設定」に従います。従業員のパスワードは、下記の場面で使用します。
  • パスワードで打刻する
  • 従業員画面(タイムカード)へログインする

[パスワード登録]
新規登録時に表示されます。従業員に設定する仮パスワードを入力します。この項目を設定せずに従業員を新規登録した場合は、従業員コードが仮パスワードとして設定されます。
※仮パスワードは、初回ログイン時に、従業員自身によって本パスワードに変更します。

[パスワード変更]・[パスワードリセット]
既存データの編集時に表示されます。パスワードを再設定できます(詳細はこちら)。

「タイムレコーダー(PC接続)でのパスワード打刻を許可」
「許可する」と設定した場合、指情報やIC情報などの代わりにパスワード入力による打刻が可能となります。生体認証の読み取りができないときやICカードを忘れたときの対処方法となります。
基本
二要素認証機能 ※「従業員向けの二要素認証機能」を「使用する」に設定している場合に表示されます。
個別に二要素認証機能を「使用する」または「使用しない」に設定します(詳細はこちら)。
基本
二要素認証のシークレット情報 ※「従業員向けの二要素認証機能」を「使用する」に設定している場合に表示されます。
二要素認証機能の登録状況が表示されます(詳細はこちら)。

[シークレット情報リセット]をクリックすると認証情報が削除されます。認証情報を再登録したい時などにご利用ください。
基本
性別 男・女の設定を行います。この項目はエクスポートメニューより出力できます。
※KING OF TIME人事労務と連携する場合は設定を推奨します。設定していない場合は「男性」として連携されます。
詳細
生年月日 従業員の生年月日を入力します。勤怠管理には使用されません。この項目はエクスポートメニューより出力できます。 詳細

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雇用情報

項目名 説明 表示
所属 従業員の所属を選択します。

[所属変更・履歴]
既存データの編集時に表示されるボタンです。所属の異動や、異動履歴の確認を行います。
基本
雇用区分 従業員の属する雇用区分を選択します。

[雇用区分変更・履歴]
既存データの編集時に表示されるボタンです。雇用区分の変更や、変更履歴の確認を行います。
基本
従業員グループ ※従業員グループ機能を使用しているときに表示されます。
従業員グループを登録します。
基本
入社日 従業員の入社日を入力します。

入社日以前はタイムレコーダーから打刻できません。また、従業員画面(タイムカード)にログインできません。

有給休暇付与機能を使用しているときは、付与日と勤続年数を算出するために使用されます。
基本
退職日 従業員が退職予定である場合や、退職済みである場合に入力します。

退職日以降は、「日別データ」や「月別データ」などの集計画面に表示されなくなりますが在職中の勤務データは保持されます。

退職日以降はタイムレコーダーから打刻できなくなります。また、従業員画面(タイムカード)にログインできなくなります。
詳細
日の契約労働時間 時間単位の休暇を取得するときは必須項目です。「雇用区分設定」にも同じ項目がありますが、従業員設定の情報が優先されます。

休暇取得方法「休暇パターン使用」の場合は、有休取得時のみなし勤務時間を計上するときにも使用します。
詳細
週の契約労働日数 ※「従業員別有休付与機能」が「使用しない」の場合に表示されます。
従業員の週の契約労働日数を入力します。
詳細
月のみなし残業時間 月のみなし残業制を導入している場合、月のみなし残業時間数を設定します。「カスタムデータ項目設定」機能を利用して、残業時間-月のみなし残業時間を算出することができます。 詳細
変形労働の基準時間(月単位) ※変形労働設定機能を使用しており、設定 > 従業員 > 雇用区分設定 > 「働き方」カテゴリ > 「変形労働時間制」にて「手動設定(フレックスその他)」を選択しているときに表示されます。
月単位変形労働の基準時間を、従業員別に設定できます。「雇用区分設定」にも同項目がありますが、従業員設定の情報が優先されます。
詳細
変形労働の基準時間(週単位) ※変形労働設定機能を使用しており、設定 > 従業員 > 雇用区分設定 > 「働き方」カテゴリ > 「変形労働時間制」にて「手動設定(フレックスその他)」を選択しているときに表示されます。
週単位変形労働の基準時間を、従業員別に設定できます。「雇用区分設定」にも同項目がありますが、従業員設定の情報が優先されます。
詳細
有休付与方法 ※有給休暇付与機能を使用しており、かつ、サポートセンター側で「 従業員別有休付与設定機能 」をオンにしているときに表示されます。
有休付与のタイミングや付与日数を設定します。[有休付与関連設定]をクリックすると、有休付与関連設定画面に遷移します(詳細はこちら)。
詳細
その他従業員管理コード1,2 任意のコードを50字以内で入力できます。この項目はエクスポートメニューより出力できます。勤怠計算には使用されません。 詳細

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タイムレコーダー情報

項目名 説明
個人タイムレコーダーへの遷移ボタン ※Myレコーダー、携帯ブラウザ打刻を使用しているときに表示されます。
「表示する」と設定した場合、従業員画面(タイムカード)から、タイムレコーダーの打刻画面に遷移できるようになります。お使いのタイムレコーダーにより、従業員画面 > メニュー内に「Myレコーダー」と「携帯ブラウザ打刻」のどちらかが表示されます。
打刻可能所属

所属別タイプのタイムレコーダーでは、原則として従業員の属する所属のタイムレコーダーで打刻し、それ以外の所属のタイムレコーダーでは打刻できません。

しかし、この項目から打刻可能所属を登録することで打刻できるようになります。複数の所属にまたがって打刻するときや、1台のタイムレコーダーを複数の所属で共有するときは打刻可能所属を登録します。

※打刻所属を自身の所属とする場合、「自所属として扱う」にチェックを付けて登録してください。

(認証方法)登録状態 (認証方法)には、ハイブリッド、指静脈、指紋、ICなどの認証方法が入ります。

従業員の認証情報の登録状態が表示されます。認証情報が登録されていない場合、そのタイプのタイムレコーダーで打刻できません。タイムレコーダーを起動し、[登録]より認証情報を登録してください。

[(認証方法)登録削除]をクリックすると認証情報が削除されます。認証情報を再登録したい時などにご利用ください。

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サービス利用

「KING OF TIME 人事労務」、「KING OF TIME 給与」の利用を開始している場合は、以下の項目が表示されます。

項目名 説明
KING OF TIME 人事労務 ※KING OF TIME 人事労務を使用しているときに表示されます。
「利用しない」を選択すると、従業員画面のメニュー内に「従業員情報の確認と各種申請」が表示されなくなります。
従業員がKING OF TIME 人事労務を利用して、自身の人事データの閲覧や申請を行う場合は「利用する」を選択してください。
KING OF TIME 給与 ※KING OF TIME 給与を使用しているときに表示されます。
「利用しない」を選択すると、従業員画面のメニュー内に「年末調整の申告」が表示されなくなります。
従業員がKING OF TIME 給与を利用して年末調整の申告を行う場合は「利用する」を選択してください。

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