残業が申請 / 承認されていないときに通知する方法(未申請残業通知)

「未申請残業通知機能」を設定することで、残業申請をしていなかったり、残業申請が承認されていない場合にメールで通知できます。スマートフォンアプリ(従業員用)に通知することも可能です。事前設定の方法を解説します。

 

ご注意

「メールアドレス検証機能」でメールアドレスが未検証の場合や、有効期限が切れた場合には通知メールが届かなくなりますので、ご注意ください。
「メールアドレス検証機能」について詳細はこちらをご参照ください。

 

補足

「未申請残業」の対象となる項目は「残業時間」と「深夜残業時間」です。「所定外時間」と「深夜所定外時間」は対象外です。各集計項目の定義はこちらをご参照ください。

 

設定方法

1. 設定 > その他 > 通知設定 > 「未申請残業通知」タブにアクセスし、以下の項目を設定します。

091510.png

 

項目名 説明
通知1~3 通知時間を設定します。1日3回まで通知できます。例えば1日2回通知したい場合は「通知1」と「通知2」のチェックをオンにし、それぞれの通知時間を設定します。
※「09:00」「09:30」はサーバー負荷軽減のため選択できません。
※日本時間にのみ対応しております。日本時間以外のタイムゾーンには未対応となっておりますのでご了承ください。
未申請残業 何分以上の未申請残業があった場合に通知するかを設定します。
再通知期間 過去何日以内の勤怠を対象にするかを設定します。最大30日まで選択できます。
KING OF TIMEアプリへの通知 チェックをオンにし、手順3の「従業員へのメール通知」を「通知する」に設定するとメールだけでなくスマートフォンアプリにも通知されます。

 

2. 通知対象を設定します。[対象選択]をクリックします。

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3. [新規登録]をクリック > 以下の項目を設定して[登録]をクリックします。

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項目名 説明
対象所属 通知を行なう対象の所属を選択します。複数の所属を選択可能です。
雇用区分 通知を行なう対象の雇用区分を選択します。複数の雇用区分を選択可能です。
従業員へのメール通知 従業員へ通知するかどうかを選択します。
※アプリの通知を設定したい場合、「従業員へのメール通知」を「通知する」に設定する必要があります。
管理者へのメール通知 通知を行なう管理者を選択します。複数の管理者を選択可能です。

 

未申請残業通知対象設定の「優先度」

通知対象を複数個設定した場合、優先度の設定が可能です。優先度を設定すると「部署ごとに異なる管理者に通知する」ことや、「一部の従業員にだけ通知を行なわない」などを実現できるようになります。

 

1.[∧][v]を選択し、優先度を変更します。

2.[優先度を保存]ボタンをクリックすると、変更内容が保存されます。image-5.png

 

※優先度は、上から順にチェックして従業員の所属・雇用区分が合致したものが適用されます。そのため、優先度の並び順は、詳細に設定している「通知対象設定」(例 所属を絞っている、雇用区分を絞っている 等)を上に移動させる必要があります。

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