アルバイトから正社員に登用する際などに従業員の雇用区分を変更する方法と、注意事項を解説します。
ご注意
- 「従業員の履歴管理機能」をご利用の場合は一部仕様が異なります。
- 従業員の所属の変更方法はこちらの記事をご参照ください。
目次
注意事項
雇用区分の変更前に以下を確認してください。
1. 締め処理後に変更を実施してください
雇用区分の変更後に、過去の日付にさかのぼって勤務編集や申請承認を行うと、変更後の雇用区分の設定内容で集計データが更新されてしまいます。このため、変更日前の勤怠データのエラー勤務などを全て解消し、勤怠確認、締め処理が終わった後で変更することをおすすめします。その後に、実際の変更日以降の期間に対して勤怠データ再計算をすることで、変更後の勤怠だけを新しい雇用区分の設定が適用された状態にできます。
2. データ出力後に変更を実施してください
雇用区分を変更した場合、勤怠データ再計算をしなくても、データ出力時点の雇用区分の設定内容で集計データが出力されます。このため、雇用区分変更後に過去のデータを出力すると、管理画面上で確認できる値と出力データの値に相違が出る可能性があります。雇用区分の変更前に、データを出力しておくことをおすすめします。データ出力の手順は以下の記事をご参照ください。
3. 変更後は、過去のタイムカードも最新の雇用区分名で表示されます
タイムカードなどの勤怠データ確認画面上で表示される所属/雇用区分名は、特に履歴を考慮したものではありません。所属や雇用区分の変更後は、過去のタイムカードも最新の所属/雇用区分名で表示されます。データ出力時も同様にデータ出力時点の所属/雇用区分名で出力されます。
4. 異動日を過去日に指定する際の範囲は制限があります
所属や雇用区分の異動日には、当月度の開始日以降、かつ勤怠締め済み期間の最終日より後の日付を指定できます。具体例は後述の【補足】をご参照ください。
ご注意
当月度の開始日より前の日付で異動したい場合は、サポートセンターによる制限解除が必要です。サポートセンターに「所属・雇用区分の変更履歴編集制限を解除希望」の旨をご連絡ください。
※制限は一時的に解除します。変更作業が終わった後は、再度制限をかけさせていただきます。
5. 異動後の期間に反映済みの自動スケジュールは上書きされません
一度自動スケジュールが反映されると、その後に設定を変更しても、反映済みの期間に対しては上書きされません。従業員を異動させた場合にも、異動後の期間に対して、異動前に反映された自動スケジュールが残った状態になり、手動でのスケジュール修正が必要になります。
ポイント
「自動スケジュール更新時に未来のスケジュールを更新する」機能を有効化すると、従業員の所属や雇用区分を変更した日以降の日付に対して、変更後の所属や雇用区分の自動スケジュール設定を反映することができます。設定の詳細はこちらの記事をご参照ください。
雇用区分の変更方法
※全権管理者、または異動前後の雇用区分に対する「従業員設定」権限が「◯ 閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。
1. 設定 ＞ 従業員 ＞ 従業員設定 を開き、対象従業員の［編集］をクリックします。
2. 雇用情報カテゴリ内の［雇用区分変更/履歴］をクリックします。
3. 以下の項目を設定して［登録］をクリックします。
| 番号 | 項目名 | 説明 |
|---|---|---|
| 1 | 異動日 | 当月度の開始日以降の日付を指定できます。例えば異動先の雇用区分が月末締めの場合に、10月5日に変更作業をしているときは、10月1日以降の日付を指定できます。 未来の日付を指定すると異動の予約状態になります。 勤怠締め済みの期間は指定できません。 |
| 2 | 雇用区分 | 異動先の雇用区分を選択します。 |
4. 「雇用区分の履歴」に登録内容が反映されます。
補足
- 初回登録した雇用区分を変更したい場合
雇用区分の履歴に［編集］［削除］ボタンが表示されません。サポートセンターによる制限解除が必要です。サポートセンターに「所属・雇用区分の変更履歴編集制限を解除希望」の旨をご連絡ください。※制限は一時的に解除します。変更作業が終わった後は、再度制限をかけさせていただきます。
- 2回目以降の雇用区分を変更したい場合
当月度中は、変更履歴に［編集］［削除］ボタンが表示されます。［編集］にて異動日や異動先雇用区分の変更が可能です。［削除］クリックで雇用区分異動を取り消しできます。ただし、月度が変わると編集や削除はできなくなります。
5. ［従業員登録に戻る］をクリックし、従業員登録画面に戻ります。従業員登録画面にて［登録］をクリックして完了です。
【補足】異動日を過去日に指定する際の範囲
雇用区分の異動日には、以下の両方を満たす日を指定できます。
- 異動先雇用区分の当月度の開始日以降
- 勤怠締め済み期間の最終日より後
例として、旧雇用区分（20日締め）から、新雇用区分（末締め）への異動を、4月25日に設定するケースを解説します。
3月20日までの勤怠が締め済みの場合、
- 異動先雇用区分の当月度の開始日：4月1日
- 勤怠締め済み期間の最終日：3月20日
→異動日は4月1日以降を指定できます。
4月20日までの勤怠が締め済みの場合、
- 異動先雇用区分の当月度の開始日：4月1日
- 勤怠締め済み期間の最終日：4月20日
→異動日は4月21日以降を指定できます。
※この場合も、勤怠の締めを解除することで4月1日までさかのぼって異動日を指定できるようになります。