本記事では、「年5日有休取得義務」機能の詳しい仕様を解説します。
目次
1. 機能概要
有休を10日以上付与した場合に、取得義務を果たしていない従業員を確認し、警告を出します。
用語解説
- 基準日：有休を10日以上付与した日です。
- 取得義務期間：この期間内に、取得義務日数分の有休を取得する必要があります。
- 取得義務日数：取得義務期間内に取得義務のある有休日数です。
- 警告期間：取得義務を果たしていない従業員に対して警告を出す期間です。取得義務期間終了日の何日前から警告を出すかを設定できます。
対象とする有休取得データ
「5日以上取得」の計算に含まれるのは1日単位または半日単位での取得です。時間単位での取得は含みません。
2. 事前設定
1. 設定 ＞ その他 ＞ 働き方改革関連設定 ＞ ［年5日有休取得義務］タブをクリックします。
2.「義務に対する警告」項目に、取得義務期間終了日の何日前から警告を出したいのかを入力して、［登録］ボタンをクリックしてください。
たとえば［60］日前と設定した場合、取得義務期間終了日の60日前（終了日が9月30日であれば8月2日）以降が警告期間です。
3. 警告対象の確認
※全権管理者、または「実績・打刻」権限が「△閲覧のみ」以上の一般管理者だけが可能な操作です。
全メニュー ＞ 働き方改革 ＞ ［年５日有休取得義務］タブにて詳細を確認できます。「表示内容」を選択して［表示］ボタンをクリックしてください。
「表示内容」について
- 未取得：取得日数を満たしておらず、警告日を過ぎている従業員
- 未取得（警告日前）：取得日数を満たしていないが、まだ警告日を迎えていない従業員
- 取得済：取得日数を満たした従業員
各項目について
- 第一基準日：10日以上の有休を付与した日です。
- 第二基準日：初回付与から1年間経たずに有休を付与した場合、その日を第二基準日とします。
- 終了日：取得義務期間の終了日です。
- 取得済み日数：取得義務期間内ですでに有休が取得された日数です。1日単位または半日単位での取得が含まれます。時間単位での取得は含みません。
- 取得予定日数：取得義務期間内に取得義務のある日数です。
4. アラート、通知
取得日数を満たしていない従業員が存在する場合に、アラート表示またはメール通知にて知らせることができます。それぞれについて解説します。
「対応が必要な処理」へのアラート表示
管理画面トップ ＞ 対応が必要な処理に、アラート表示されます。
なお、上記のアラートを表示するには、設定 ＞ その他 ＞ オプション ＞ スケジュール設定カテゴリ ＞ 有給休暇付与機能が［使用する］となっている必要があります。
「年5日有休取得義務機能」をオフにできますか？
「年5日有休取得義務機能」をオフにすることはできません。万一、本機能の利用を中止したい場合は、「義務に対する警告」の日数を空欄にすることで「対応が必要な処理」にアラートを表示させないようにすることは可能です。
メール通知する
設定手順はこちらをご参照ください。
5. 基準日、取得義務期間、取得義務日数の考え方
4つの例をあげて解説します。
【1】1年に1回、10日以上を付与する場合
1年に1回、10日以上を付与する場合は、以下の挙動になります。「手動付与」、「有給休暇付与機能」による付与、どちらも同じ結果になります。
- 基準日：有休付与日
- 取得義務期間：基準日から1年間
- 取得義務日数：5日
上図では、10月1日に10日付与しています。基準日は10月1日、取得義務期間は10月1日から翌9月30日までの1年間、取得義務日数は5日です。
【2】10日以上を前倒しで付与する場合
入社時に「手動付与」し、半年後の「有給休暇付与機能」による初回付与は棄却する場合は、以下の挙動になります。
- 基準日：前倒しして10日以上付与した日
- 取得義務期間：基準日から1年間
- 取得義務日数：5日
上図では、入社日（4月1日）に10日の「手動付与」を行い、入社半年後（10月1日）の「有給休暇付与機能」による付与は棄却しています。基準日は4月1日、取得義務期間は4月1日から翌3月31日までの1年間、取得義務日数は5日です。
【3】10日未満を前倒しで付与する場合
入社時に10日未満を「手動付与」し、その後残りの日数を「有給休暇付与機能」によって付与する場合は、以下の挙動になります。
- 基準日：日数が合わせて10日以上になる日までの間で、最も遅い付与日
- 取得義務期間：基準日から1年間
- 取得義務日数：5日
上図では、入社日（4月1日）に5日を「手動付与」、入社半年後（10月1日）に5日を「有給休暇付与機能」によって付与しています。基準日は10月1日、取得義務期間は10月1日から翌9月30日までの1年間、取得義務日数は5日です。
ご注意
以下のように、初回を手動で付与した場合は、ご注意ください。
・入社6か月後に初回付与（手動）
・4月1日などの基準日に2回目を付与（システムによる付与算出）
通常は次章【4】による計算が想定されますが、本章【3】の挙動になります。
本システムではシステムによる付与算出を前提としており、「初回：手動」+「2回目：システムによる付与算出」では手動付与の内容を識別できないためです。
有休を年5日取得しているか、個別に確認してください。
なお、関連サービス「KING OF TIME データ分析」では、どの付与種別でも直近の付与日が基準日となります。
「KING OF TIME データ分析」のご利用についてもご検討ください。
【4】「有給休暇付与機能」による10日以上の付与が1年以内に2回ある場合
「有給休暇付与機能」による10日以上の付与が1年以内に2回ある場合（※）は、取得義務期間は延長し、取得義務日数も延長比率に合わせて増加します。
- 基準日：1回目の付与が「第一基準日」、2回目の付与が「第二基準日」になります。
- 取得義務期間：第一基準日から、第二基準日の1年後までです。
- 取得義務日数：「取得義務期間（◯ヶ月）」÷ 12 × 5 で計算されます。
上図では、10月1日に10日付与し、1年以内の4月1日に11日付与されています。第一基準日は10月1日、第二基準日は4月1日、取得義務期間は10月1日～翌3月31日までの18ヶ月、取得義務日数は7.5日（計算式：18ヶ月 ÷ 12 × 5 = 7.5）です。
※1年以内に「手動付与」が2つ以上ある場合は、本機能の対象になりません（詳しくはこちら）。