「有給休暇付与機能」の設定方法

「有給休暇付与機能」とは、有休の付与日と付与日数を自動計算してアラートし、管理者が「適用」することで付与を完了させる機能です。本記事では事前設定の手順を解説します。

アラートの確認方法や、付与を適用する手順についてはこちらの記事をご参照ください。

 

ポイント

  • 任意の付与日、付与日数で手動付与したい場合は、こちらに記載の方法でご対応ください。
  • 「有給休暇付与機能」は雇用区分ごとに付与設定を行います。従業員ごとに異なる付与設定を行いたい場合は、サポートセンターに「従業員別有休付与設定機能」の追加をご依頼ください。
  • 従業員ごとに初回付与日や分割付与日を日付指定できます。詳細はこちらの記事をご参照ください。
  • 設定例一覧をこちらの記事にまとめております。

 

目次

 

機能概要

付与日になると、管理画面ホームの「対応が必要な処理」に「有休付与対象者」と表示されます。

※全権管理者、または「従業員設定」権限が「◯閲覧・編集」の一般管理者だけに表示されます。

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この項目をクリックすると、有休付与対象者画面が表示されます。付与日、付与日数、またその算出基準が表示されますので、確認し、付与対象者に付与処理を行います。

 

重要

本記事でご案内する事前設定をすべて行った日の、翌日以降に発生する有休に対して有効です。過去の日付にさかのぼって付与対象にはできません

過去へさかのぼって有休付与する場合は、手動で付与してください。貴社の有給休暇付与基準が本機能の仕様内で対応できない場合も、手動付与で対応することをお勧めします。

関連記事: 本システム導入時点での有休残日数の登録方法

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【手順1】オプション

有給休暇付与機能がオンになっていることを確認します。

※全権管理者、または「オプション」権限が「◯ 閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。

 

1. 設定 > その他 > オプション を開きます。

 

2. スケジュール設定カテゴリ > 有給休暇付与機能が「使用する」となっていることを確認します。

 

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【手順2】雇用区分設定

雇用区分ごとに有休付与関連設定を設定します。

※全権管理者、または「雇用区分設定」権限が「◯ 閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。

 

ご注意

設定を変更する前に、「有休付与対象者」がいないかどうかを確認し、対象者がいる場合は、付与または棄却の処理を行ってから、設定変更してください。

「有休付与対象者」が表示されている状態で、有休付与関連設定を変更すると、すでに表示されていた対象者は表示されなくなり、付与対象外になってしまいます。

 

1. 設定 > 従業員 > 雇用区分設定 を開き、対象区分の[編集]をクリックします。

 

2. 休暇関連カテゴリ > 有休付与 > [有休付与関連設定]をクリックし、「有休付与関連設定」画面を開きます。

 

1. 週所定労働日数を設定してください(必須)

付与日数の算出方法を設定します。

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以下のいずれかを選択してください。

 

◯日

週所定労働日数に対応する比例付与日数テーブルから付与日数を決定します。出勤率が80%を超えていることが付与の条件です。出勤率が満たされないと付与日数0日と算出されます。

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補足

「年間所定労働日数」が0日となっている場合は、出勤率が80%に満たなくても、80%の出勤があるとみなして有休付与日数を算出します。

 

年間の勤務日、全労働日を基に週所定労働日数を計算

週所定労働日数を定めていない場合に利用できます。従業員の年間勤務日数に応じて週所定労働日数を仮定し、有休付与日数を計算します。この際、出勤率は参照しません。

 

例えば下図のように比例付与日数が設定されている場合に、ある従業員が年間200日勤務したとき、週所定労働日数4日の基準で有休付与日数が算出されます。年間200日の勤務は年間所定労働日数169日以上217日未満に該当するためです。

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補足

「年間所定労働日数」は1年間勤務した場合の基準です。勤続半年時点では、勤務日数を倍にした数値が「年間所定労働日数」に達しているかどうかで判定されます(詳細はこちら)。

 

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2. 第1基準日を設定してください(必須)

有休の初回付与日を設定します。

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項目名 説明
入社日から6ヶ月後に初回付与し、毎年の付与日とする 初回付与日は入社日から6ヶ月後になります。
※この項目では「6ヶ月後」以外を選択できません。初回付与日を変更したい場合は、従業員ごとに日付指定してください(詳細はこちら)。
分割付与:入社日から[ ]か月後に[ ]日付与 初回付与日より前に一部の日数を付与したい場合は、分割付与のタイミングと日数を設定します。
※分割付与日には「0~5ヶ月後」を選択できます。
※分割付与日に任意の日付を設定したい場合は、従業員ごとに日付指定してください(詳細はこちら)。

分割付与日を基準とする 上記「分割付与」項目にチェックを入れると、この項目にも自動的にチェックが入ります。「分割付与」項目で設定した分割付与日は、翌年以降の有休付与日となります。
※チェックを外して登録するとエラーになります。

 

「分割付与日を基準とする」項目に関するご注意

「分割付与」項目で前倒し付与を設定する場合は、「分割付与日を基準とする」にチェックしてください。チェックしないと登録時にエラーとなります。

労働基準法では、「前倒し付与をした場合、次年度の付与日も繰り上げた期間と同じか、それ以上の期間、法定の基準日より繰り上げなければならない」とされています。

違法となる例
(1)4月1日に入社
(2)入社日当日の4月1日に5日(前倒し付与)
(3)入社半年後の10月1日に5日付与(本来の付与日)
(4)次年度の10月1日に11日付与

上記例の場合、本来の付与日の10月1日も半年以上繰り上げなければならず、(4)では遅くとも4月1日には付与しなければなりません

 

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3. 第2基準日を設定してください(オプション)

2回目以降の付与日を設定します。

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項目名 説明
なし 2回目以降の付与日が初回付与日と同じ場合は、こちらを選択します。
付与日を[ ]月[ ]日に統一する 2回目以降の付与日が初回付与日と異なる場合は、こちらを選択し、日付を設定します。
付与日を基準に上半期・下半期を定める こちらにチェックをつけると、「付与日を[ ]月[ ]日に統一する」で設定した日付を基準に、1年を上半期と下半期で分けます。詳細はこちらの記事をご参照ください。
第2基準日を優先する こちらにチェックをつけると、「付与日を[ ]月[ ]日に統一する」で設定した日付が、初回以降の付与日となります。

ただし、入社日が付与日を過ぎている場合(付与日が5月1日で入社日が6月1日など)は、初回付与日は「第1基準日を設定してください」の初回付与日の設定を参照します。

詳細はこちらの記事をご参照ください。

 

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4. 比例付与日数を入力してください

週所定労働日数と勤続年数に応じた付与日数表を入力します。[初期値を読み込む]をクリックすると、法定基準が入力されますが、貴社の就業ルールに合わせて編集してください。

 

下図は入力例です。

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ご注意

「年間所定労働日数」を労働基準法の基準値以上、または「比例付与日数」を労働基準法の基準値以下に設定すると、エラーになります。

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5. 付与算出基準となる勤務日数・全労働日数として数える日を設定してください

出勤率の計算対象を設定します。

 

出勤率の計算式

出勤率=勤務日数 ÷ 全労働日数 × 100

 

「勤務日」は出勤した日、または出勤したとみなす日です。「全労働日」は出勤すべき日です。

「平日出勤」「法定休日出勤」「法定外休日出勤」と各休暇の、「勤務日」「全労働日」にチェックします。下図は設定例です。

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補足

前述の「1. 週所定労働日数を設定してください(必須)」箇所で「年間の勤務日、全労働日を基に週所定労働日数を計算」と設定している場合は、出勤率は参照せず、「勤務日」にチェックがある項目が「年間所定労働日数」として集計されます。一方で有休付与対象者画面では出勤率を参考値として算出し、表示しているため「全労働日」のチェックも必要です。

 

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【手順3】従業員設定

各従業員に入社日を入力します。入社日が入力されていない場合は付与対象者になりません。

※全権管理者、または「従業員設定」権限が「◯ 閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。

 

1. 設定 > 従業員 > 従業員設定 を開き、該当者の[編集]をクリックします。

 

2. 雇用情報カテゴリ内の「入社日」を入力して登録します。

 

一括登録する場合

従業員データをCSVインポートすることで、「入社日」を一括登録できます。従業員データインポート用のレイアウトを作成する際に「入社日」項目を含めてください。詳細はこちらの記事をご参照ください。

 

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