年度の途中でKING OF TIME 給与での給与計算を開始する場合、それ以前の過去データをインポートすることで、年末調整の計算や賃金台帳などの各種帳票に反映させることができます。
インポート機能を利用することで、過去の打刻データ登録や給与計算のやり直しをすることなく、CSVアップロードのみで実績値を登録可能です。
目次
事前準備
インポート操作の前に、KING OF TIME 勤怠管理 と KING OF TIME 人事労務 の次の項目をそれぞれ正しく登録してください。
KING OF TIME 勤怠管理
管理者設定
KING OF TIME 勤怠管理 の 管理画面 ＞ 設定 ＞ 管理者 ＞ 管理者設定 にて、インポート操作を行う管理者アカウントの次の項目を確認してください。
- 「メールアドレス」が登録されていること
- 「メールアドレス検証」が「済」になっていること
※「メールアドレス」が未登録、または「メールアドレス検証」が「未」となっている場合、インポート完了 / エラーメールが届きません。
- メールアドレスが未登録の場合：メールアドレスを登録してください
- 「メールアドレス検証」が「未」になっている場合：こちらの手順に従い、メールアドレスを有効化してください。
従業員設定
KING OF TIME 勤怠管理 の 管理画面 ＞ 設定 ＞ 従業員 ＞ 従業員設定 ＞ 該当者の ［編集］より、次の項目を登録してください。
- 基本情報カテゴリの［詳細］ ＞ 生年月日
- 雇用情報カテゴリ ＞ 入社日
- 雇用情報カテゴリの［詳細］ ＞ 退職日
※退職者のデータをインポートする場合のみ必須です。退職日の入力がない場合、課金対象としてカウントされます。
補足
給与計算にカスタムデータ項目や独自の休暇区分を使用する場合は、事前に設定が必要です。
KING OF TIME 人事労務
従業員情報
KING OF TIME 人事労務 の 管理画面 ＞ 従業員一覧 ＞ 対象従業員クリック ＞ ［編集］より、 次の項目を登録してください。
- ［個人］タブ ＞
- 所属事業所
- 戸籍姓
- 戸籍名
- 契約種別
- ［給与］タブ
- 支給形態
- 締め日グループ
- 勤務グループ
給与規定
KING OF TIME 人事労務 の 管理画面 ＞ 企業情報 ＞ 給与規定 ＞ ［編集］より、以下のタブを設定してください。
- ［支給項目］タブ
- ［協定控除項目］タブ
ご注意
- 過去データインポートにおいては、操作日時点での登録情報を参照するため、当時の「適用日」や「単価」の登録は不要です。
- 事前準備に記載した項目は、過去データインポート時に必要な最低限の登録項目となります。
- KING OF TIME 給与 で給与計算するためには、以下のヘルプを参照し、必要な項目を登録してください。
給与計算・賞与計算に必要な従業員項目
給与計算・賞与計算に必要な企業情報項目 - KING OF TIME 給与 で帳票・出力を正確に出力するためには、以下のヘルプを参照し、必要な項目を登録してください。
帳票・データ出力機能で使用する従業員項目/企業情報項目
- KING OF TIME 給与 で給与計算するためには、以下のヘルプを参照し、必要な項目を登録してください。
インポート方法
テンプレートに従ってインポート用のCSVファイルを作成します。このファイルを KING OF TIME 給与 にインポートすることで過去の給与データや賞与データを登録できます。
【手順1】テンプレートのダウンロード
1. 給与計算（または賞与計算）画面を開きます。
2. 対象の［締め日グループ］と［対象年月］（あるいは対象の賞与）を選択します。
3. 画面右上の［︙］メニュー ＞ ［過去データインポート 〇年〇月～〇年〇月支給分］ をクリックします。
ご注意
2022年1月～操作している月の前月に支給される給与・賞与がインポートできます。インポート可能期間の給与・賞与に「確定」のステータスが存在する場合、インポートメニューは選択できません。すべての「確定」を解除してください。なお、インポートで反映させた月の給与・賞与は「確定」を解除する必要はありません。
4. ［当月用テンプレートのダウンロード］ をクリックします。CSVファイルがダウンロードされますので、PC上に保存します。
※テンプレートは企業設定や対象年月ごとに異なります。必ずその都度ダウンロードしてください。
【手順2】インポートファイルの作成
1. 保存したCSVファイルをExcelやメモ帳などで開きます。項目名の通りに実績値を入力します。
- 「グループ名」と「項目名」の2行は削除しないでください。
- 不要な列であっても、列を削除するとエラーになります。
- 必須項目は空白のままインポートするとエラーになります。金額を0円とする場合は、「0」を入力してください。
- インポートした値は、基本的に計算は行われませんので、整合性の取れていないデータを作成した場合も、そのままインポートされます。
※［現金支給額］のみ振込支給額に応じて自動計算されるため、インポート用のテンプレートに項目がありません。また、賃金台帳では「振込支給合計」は自動計算されます。
入力例
2. ファイルをCSV形式で保存します。
【手順3】アップロード
1. 過去データインポート画面の［CSVファイルを選択してください］をクリックし、作成したCSVファイルを選択します。［アップロード］ をクリックします。
※エラーが表示された場合は、エラーファイルをダウンロードし、データを修正してください（エラー内容の例と対処方法はこちら）。
2. エラーなくアップロードできたら、［インポート］ をクリックします。
3. インポートが完了、あるいはエラーが発生すると、操作者にメールが届きます。
インポート時にエラーが発生した場合は、エラーの内容が記載されたメールが届きます。エラー内容に従って登録情報・インポートデータを確認し、再度インポートを行ってください。
インポート後の挙動と注意点
データのロック
インポートされた従業員のデータは自動的に「ロック」され、編集や計算ができなくなります。
再インポート（上書き）
データを修正したい場合は、再度インポートを行うことで上書きされます。事前のデータ削除は不要です。
利用できない機能
インポートデータが含まれる対象月では、以下の機能が利用できません。
- 給与振込一覧表 / 給与振込データ の出力
- 賞与振込一覧表 / 賞与振込データ の出力
- 住民税一覧表 / 住民税納付データ の出力