書類テンプレート機能を使うと、PDF、書類情報、署名者構成を「テンプレート」として保存できます。
雇用契約書など同じフォーマットの書類を繰り返し利用する場合、書類作成時にテンプレートを選択するだけで設定済みの情報が自動反映され、書類作成の手間を大幅に削減できます。
◆メニューバー「管理メニュー」 ＞ テンプレート管理
目次
一覧画面の説明
| 番号 | 項目 | 説明 |
|---|---|---|
| 1 | 新規テンプレート作成 |
テンプレートを新規作成します。 作成方法は以下の3通りがあります。詳細は、後述の「新規作成方法」をご参照ください。
|
| 2 | 人事労務連携テンプレート作成 |
※KING OF TIME 人事労務の利用権限のあるユーザーにのみ表示されます。 KING OF TIME 人事労務上の登録情報を使用したテンプレートを作成します（詳細はこちら）。 |
| 3 | マイテンプレート / サンプルテンプレート |
テンプレートには2種類あります。どちらを表示するかを切り替えられます。
※サンプルテンプレートは編集・削除できません。コピーしてマイテンプレートとして保存することは可能です。 |
| 4 | 検索 | テンプレート名や作成者など、テンプレートを検索できます。 |
| 5 | テンプレート一覧 | テンプレートを一覧で確認できます。 |
| 6 | コピー | 既存テンプレートをコピーできます。 |
表示されるテンプレート
アカウント権限により、表示されるテンプレートが異なります。
| アカウント権限 | 表示内容 |
|---|---|
| admin全権管理者 / 全権管理者 | すべてのテンプレートが表示されます。 |
| 一般管理者 |
以下のテンプレートが表示されます。
|
| 従業員 |
以下のテンプレートが表示されます。
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補足
下書き状態のテンプレートは、admin権限管理者と全権管理者、およびテンプレートの管理者にのみ表示されます。
新規作成方法
テンプレート一覧画面の［新規テンプレート作成］をクリックし、作成方法を選択します。
PDFで作成
1. 機能種別を選択します。
※「書類保管」は選択できません。
2. テンプレートとする書類のPDFファイルをドロップ、もしくは「ファイル選択」から選択します。
3. 書類情報を入力し、［次へ］をクリックします。
項目 |
説明 |
|---|---|
| テンプレート名 | テンプレート名を最大100文字で入力します。 ※入力必須項目です。 |
| 管理者 | 新規作成時は、作成者が自動で設定されます。 編集時は、変更可能です。 |
| 有効 / 無効 | テンプレートが有効か無効かを設定します。 無効を選択すると、書類作成時の選択できるテンプレートに表示されません。 ※選択必須項目です。 |
| 表示順 | テンプレート一覧画面での表示順を0以上の整数で設定します。 数値が小さいほど、上に表示されます。 |
| 共有 | テンプレートを共有するかしないかを設定します。 ※選択必須項目です。 |
| 共有先の部署 |
※上記の項目で「共有する」を設定した場合に表示されます。 どの部署に共有するかを設定します。複数選択可能です。 |
| 利用説明 | テンプレートの利用場面や用途を最大500文字で入力します。 |
| タイトル | 書類作成に初期値で表示される書類タイトルを、最大100文字で入力します。 書類作成時に変更もできます。 |
| 書類種別 | 書類種別を設定します。 |
| 相手方会社名 | 相手方会社名を入力します。 |
| 署名者の登録 |
［＋ 署名者を追加］をクリックし、署名者を設定します。
|
4. 署名者を登録している場合、印影設定を行います。印影設定の詳細はこちらをご参照ください。
5. 書類情報確認画面で誤りがないか確認し、［保存］をクリックします。
ブラウザエディタで作成
1. 機能種別を選択します。
※「書類保管」は選択できません。
2. ブラウザ上のエディタに直接入力し、PDFファイルを作成します。
書式設定や表の挿入も可能です。入力内容は、［書類プレビュー］から確認できます。
3. 入力が完了したら、［次へ］をクリックします。
4. 書類情報を入力し、［次へ］をクリックします。
項目 |
説明 |
|---|---|
| テンプレート名 | テンプレート名を最大100文字で入力します。 ※入力必須項目です。 |
| 管理者 | 新規作成時は、作成者が自動で設定されます。 編集時は、変更可能です。 |
| 有効 / 無効 | テンプレートが有効か無効かを設定します。 無効を選択すると、書類作成時の選択できるテンプレートに表示されません。 ※選択必須項目です。 |
| 表示順 | テンプレート一覧画面での表示順を0以上の整数で設定します。 数値が小さいほど、上に表示されます。 |
| 共有 | テンプレートを共有するかしないかを設定します。 ※選択必須項目です。 |
| 共有先の部署 |
※上記の項目で「共有する」を設定した場合に表示されます。 どの部署に共有するかを設定します。複数選択可能です。 |
| 利用説明 | テンプレートの利用場面や用途を最大500文字で入力します。 |
| タイトル | 書類作成に初期値で表示される書類タイトルを、最大100文字で入力します。 書類作成時に変更もできます。 |
| 書類種別 | 書類種別を設定します。 |
| 相手方会社名 | 相手方会社名を入力します。 |
| 署名者の登録 |
［＋ 署名者を追加］をクリックし、署名者を設定します。
|
5. 署名者を登録している場合、印影設定を行います。印影設定の詳細はこちらをご参照ください。
6. 書類情報確認画面で誤りがないか確認し、［保存］をクリックします。
既存テンプレートから作成
1. コピー元とするテンプレートを選択します。マイテンプレートとサンプルテンプレート、どちらも選択できます。
2. エディタ形式のテンプレートを選択した場合、エディタ画面に遷移します。必要に応じて編集し、［次へ］をクリックします。
3. 書類情報を必要に応じて編集し、［次へ］をクリックします。
4. 署名者を登録している場合、印影設定を行います。印影設定の詳細はこちらをご参照ください。
5. 書類情報確認画面で誤りがないか確認し、［保存］をクリックします。
テンプレート詳細画面で行える操作（編集、削除、ダウンロードなど）
一覧で、特定のテンプレートの行をクリックすると、テンプレート詳細画面に遷移します。
| 番号 | 項目 | 説明 |
|---|---|---|
| 1 | 削除 |
※マイテンプレートのみ可能な操作です。 テンプレートを削除できます。 |
| 2 | 変更履歴 |
※マイテンプレートのみ可能な操作です。 テンプレートの変更履歴を確認できます |
| 3 | ダウンロード | PDFファイルをダウンロードできます。 |
| 4 | コピー | 該当のテンプレートをコピーできます。 |
| 5 | 編集 |
※マイテンプレートのみ可能な操作です。 テンプレートを編集できます。 |