KING OF TIME 人事労務に登録された従業員情報（氏名・所属・給与情報など）をKING OF TIME 電子契約に連携させて、書類（PDFファイル）を自動作成できます。
テンプレートに設定した差し込みタグの部分に、従業員情報が自動で反映されます。雇用契約書や業務委託契約書のように、従業員ごとに記載内容が異なる書類も、テンプレートを1つ用意しておけばまとめて自動作成できます。
補足
本機能では、無効アカウントの社内ユーザーも署名者として設定できます。
本機能の署名者としてのみKING OF TIME 電子契約を利用する場合は、アカウントを有効化する必要はありません。
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KING OF TIME 電子契約の機能詳細、および利用開始方法は以下よりご参照ください。
目次
利用条件
admin全権管理者および、KING OF TIME 人事労務で以下が設定されているユーザーが利用できます。
KING OF TIME 人事労務の管理画面：設定 ＞ その他の設定 ＞ 管理者 ＞ 権限：「全ての管理権限」が割り当てられていること
補足
KING OF TIME 人事労務での権限設定の変更後は、アカウント取込は不要です。即時、反映されます。
テンプレートの作成方法
メニューバー「管理メニュー」 ＞ テンプレート管理 ＞ ［人事労務連携テンプレート作成］をクリックし、以下いずれかの作成方法を選択します。
※「人事労務連携テンプレート作成」では、PDFファイルをアップロードしてのテンプレート作成は行えません。
ブラウザエディタで作成
1. 機能種別を選択します。
※「書類保管」は選択できません。
2. ブラウザ上のエディタに直接入力し、PDFファイルのテンプレートを作成します。
書式設定や表の挿入も可能です。入力内容は、［書類プレビュー］から確認できます。
番号 |
項目名 |
説明 |
|---|---|---|
| 1 | 差し込みタグ基準日 |
KING OF TIME 人事労務で有効な項目かどうか、どの時点の情報として取得するかを設定します。
|
| 2 | 差し込みタグ |
KING OF TIME 人事労務上の項目が表示されます。クリックするとテンプレート内にタグが挿入されます。 ※ここで選択する項目がKING OF TIME 人事労務で未登録だと、書類作成時にエラーとなります。ご注意ください。 |
3. 入力が完了したら、［次へ］をクリックします。
4. 書類情報を入力し、［次へ］をクリックします。
項目 |
説明 |
|---|---|
| テンプレート名 | テンプレート名を最大100文字で入力します。 ※入力必須項目です。 |
| 管理者 | 新規作成時は、作成者が自動で設定されます。 編集時は、変更可能です。 |
| 有効 / 無効 | テンプレートが有効か無効かを設定します。 無効を選択すると、書類作成時の選択できるテンプレートとして表示されません。 ※選択必須項目です。 |
| 表示順 | テンプレート一覧画面での表示順を0以上の整数で設定します。 数値が小さいほど、上に表示されます。 |
| 共有 | テンプレートを共有するかしないかを設定します。 ※選択必須項目です。 |
| 共有先の部署 |
※上記の項目で「共有する」を設定した場合に表示されます。 どの部署に共有するかを設定します。複数選択可能です。 |
| 利用説明 | テンプレートの利用場面や用途を最大500文字で入力します。 |
| タイトル | 書類作成に初期値で表示される書類タイトルを、最大100文字で入力します。 書類作成時に変更もできます。 変数の {{名前}} を入力すると、選択したアカウント名に置き換えられます。 |
| 書類種別 | 書類種別を設定します。 |
| 相手方会社名 | 相手方会社名を入力します。 変数の {{名前}} を入力すると、選択したアカウント名に置き換えられます。 |
| 署名者の登録 |
［＋ 署名者を追加］をクリックし、署名者を設定します。
|
5. 署名者を登録している場合、印影設定を行います。印影設定の詳細はこちらをご参照ください。
6. 書類情報確認画面で誤りがないか確認し、［保存］をクリックします。
既存テンプレートから作成
1. コピー元とするテンプレートを選択します。マイテンプレートとサンプルテンプレート、どちらも選択できます。
2. エディタ画面に遷移します。必要に応じて編集し、［次へ］をクリックします。
3. 書類情報を必要に応じて編集し、［次へ］をクリックします。
4. 署名者を登録している場合、印影設定を行います。印影設定の詳細はこちらをご参照ください。
5. 書類情報確認画面で誤りがないか確認し、［保存］をクリックします。
書類の作成方法
1. メニューバー「書類一覧」 ＞ ［新規書類作成］をクリックし、「テンプレートから作成」を選択します。
2. テンプレートを選択します。人事労務連携テンプレートは、「連携」項目に「人事労務」と表示されます。
補足
- 無効テンプレートや下書きテンプレートは表示されません。
- 人事労務連携テンプレートは、前述の利用条件を満たすユーザーにのみ表示されます。
3. 対象のアカウントを選択し、［次へ］をクリックします。
最大100名まで選択できます。
ここで選択する従業員の人事労務データが、書類テンプレートでタグを差し込んだ箇所に自動で反映されます。
補足
アカウント管理 ＞ 「無効」となっているアカウントも、指定できます。
4. 書類情報を入力し、［次へ］をクリックします。入力例はこちらをご参照ください。
※入力項目は、作成する書類の種類などにより異なります。
なお、人事労務連携テンプレートを使用した場合に注意が必要な項目は次の通りです。
項目名 |
説明 |
|---|---|
| 人事労務データ基準日 | KING OF TIME 人事労務の、どの時点の情報を取得するかを設定します。 KING OF TIME 人事労務上の「適用日」を参照します。 |
| タイトル | 変数「{{名前}}」を入れると、選択したアカウントの氏名が自動で反映されます。 |
| 相手方会社名 | 変数「{{名前}}」を入れると、選択したアカウントの氏名が自動で反映されます。 |
5. ［+ 署名者を追加］をクリックし、署名者（送付先、承認者）を設定します。選択した順が署名順となりますが、ドラッグ＆ドロップで変更できます。
また、選択したアカウントを署名者として設定する必要があります。無効アカウントが署名する際は、相手方ユーザーと同様にログインが不要です。
6. 印影設定を行います。設定方法はこちらをご参照ください。
※印影が不要であれば、設定せずにそのまま［次へ］をクリックできます。
7. それぞれの従業員データが差し込まれた書類が個別に作成されます。内容に誤りがないことを確認し、［送信］をクリックします。
［データ再取得］をクリックすると、指定した「人事労務データ基準日」での最新の人事労務データを取得します。
補足
複数の従業員を選択した場合、画面上部のページ送り、もしくは「対象契約者」の緑字のアカウント名をクリックするとそれぞれの書類が確認できます。
ご注意
人事労務連携テンプレートを使った書類作成では、書類情報入力画面、印影設定画面、書類情報確認の各画面で下書き保存ボタンは表示されません。