シフトの希望提出や打刻漏れの修正、残業申請、勤怠確認など、従業員の対応待ちでシフト確定や勤怠締めが進まないことはありませんか。

KING OF TIME 勤怠管理には、従業員のタイムカード上に「対応が必要な処理」をまとめて表示する機能が追加されました。従業員自身が対応漏れに気づき、必要な申請・編集・確認へ進みやすくなるため、管理者の確認や声掛けの負担軽減にもつながります。

本記事では、「対応が必要な処理」で確認できる内容と、勤怠締め・シフト確定をスムーズに進めるための活用方法を解説します。

目次

• 勤怠締め、シフト確定における課題
• 勤怠締め・シフト確定に向けた従業員の確認フロー
• 「対応が必要な処理」で確認できる内容
• KING OF TIME 勤怠管理での操作イメージ
• 運用のポイント
• よくある質問
• お役立ちコンテンツ

勤怠締め、シフト確定における課題

【従業員側の課題】自分が何を対応すべきか探す手間がかかる

従業員は、自分がいつ・何に対応すべきかを自分で探す必要があります。対応が必要なのは、シフト作成時の勤務希望時間の提出や欠員シフトへの応募、勤怠締め前の打刻漏れ修正、残業申請、勤怠確認などです。

これらの操作は、タイムカードを開いて勤怠内容を確認し、「どこに対応が必要なのか」を自分で判断する必要がありました。メール通知を利用できる場合でも、メールアドレスの登録状況や通知設定によっては、対応漏れに気づきにくいケースがあります

【管理者側の課題】未対応者の確認と個別の声掛けが発生する

管理者が毎月の勤怠を締めるうえでは、打刻漏れ・エラー勤務の修正、残業申請、勤怠確認などの対応が必要です。また、シフト作成時には、従業員による勤務希望の提出や欠員シフトへの応募が必要です。

これらの対応が完了していない場合、管理者は「誰が・何を・まだ対応していないか」を確認し、対象者へ個別に声掛けを行う必要があります。とくに締め処理直前は確認業務が集中しやすく、勤怠締めが遅れると、その後の集計や給与計算にも影響しやすくなります。

従業員のタイムカード上に「対応が必要な処理」を表示する機能が追加されたことで、従業員は自分の未対応内容を簡単に確認でき、管理者は個別催促に入る前に従業員の自主的な対応を促しやすくなりました。

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勤怠締め・シフト確定に向けた従業員の確認フロー

従業員は複数の画面を探し回らなくても、まず「対応が必要な処理」を確認すれば現在対応すべき内容を把握できます。

従業員自身で対応を進めやすくなるため、管理者による個別の声掛けの負担を軽減できます。

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「対応が必要な処理」で確認できる内容

表示対象は、大きく「勤怠締め前に確認したい処理」と「シフト確定前に確認したい処理」とに分かれます。画面を開いた当日を基準に、直近の締め処理やスケジュール確定に必要な範囲がチェックされます。

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KING OF TIME 勤怠管理での操作イメージ

タイムカードで「対応が必要な処理」に気づく

従業員タイムカードには、対応が必要なデータがある場合に「対応が必要な処理」の通知欄が表示されます。PC版ではタイムカード上部、モバイル版ではTOP画面に表示され、「詳細はこちらのリンクから参照ください。」から詳細を確認できます。

「対応が必要な処理」の画面で未対応内容をまとめて確認する

「対応が必要な処理」画面では、エラー勤務や未申請残業などは対象日単位、勤務希望時間や勤怠確認は対象月度単位で表示されます。項目ごとに、勤務日・申請状況・勤怠状況など、対応判断に必要な情報を確認できます。

エラー勤務、打刻なし / スケジュールあり、打刻あり / スケジュールなし、未申請残業では、対象日に未承認の申請がある場合、「申請あり」と表示されます。申請済みかどうかも同じ画面で確認できます。

一覧から必要な操作へ進む

各項目には、解消に必要な操作へのボタンやリンクが表示されます。たとえばエラー勤務であれば打刻申請・打刻編集・スケジュール申請、未申請残業であれば時間外勤務申請などへ進めます。

• 勤務希望時間編集 未提出：勤務希望時間を編集・提出する
• 欠員シフト募集 未応募：対象の募集に応募する
• エラー勤務／打刻とスケジュールの不整合：タイムカードを確認し、打刻申請・スケジュール申請などを行う
• 未申請残業：時間外勤務申請・残業上限申請を行う（設定による）
• 勤怠確認 未実施：勤怠確認を行う
  ※対象月度にエラー勤務や未承認申請がある場合は、先にそれらを解消する

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運用のポイント

「対応が必要な処理」は、月末や締め日前だけ確認する画面ではありません。

打刻漏れや申請漏れなどを早めに解消できるよう、従業員が日常的にタイムカードを開く際、「対応が必要な処理」が表示されていないか確認する運用がおすすめです。そのうえで、締め日前には勤怠に関する未対応項目が残っていないか、あらためて重点的に確認します。

ポイント1：日々確認し、時期に応じて重点項目も確認する

• 締め日前：エラー勤務、打刻とスケジュールの不整合、未申請残業、勤怠確認 未実施
• シフト作成時期：勤務希望時間編集 未提出、欠員シフト募集 未応募
• 日々の勤怠管理：エラー勤務、打刻とスケジュールの不整合、未申請残業

ポイント2：管理者は「日々タイムカードを確認する」運用を周知する

管理者から個別に催促する前に、従業員自身がタイムカードで未対応内容を確認できることを周知しておくと、管理者だけが対応漏れを追いかける運用から切り替えやすくなります。

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よくある質問

Q. 管理者から従業員への個別の声掛けを減らすには、どのように運用するとよいですか？

A. 従業員がタイムカードを開いた際に、まず「対応が必要な処理」を確認するルールを周知するのがおすすめです。日常的に確認する習慣がつけば、管理者は個別催促の対象を未対応者に絞りやすくなります。

Q. 月末・締め日前には、どの項目を重点的に確認するとよいですか？

A. エラー勤務、打刻なし / スケジュールあり、打刻あり / スケジュールなし、未申請残業などは日々確認し、早めに解消しておくことをおすすめします。そのうえで、締め日前には未対応項目が残っていないかを重点的に確認します。勤怠確認は前月度に加え、当月度については締め日の5日前からチェック対象になります。

Q. 未申請残業が表示されたら、必ず申請が必要ですか？

A. 必ずしも申請が必要とは限りません。実際に時間外勤務を行った場合は社内ルールに従って必要な申請を行います。業務をしていない早出などで対応不要な場合は、対象勤務日を従業員向け一覧から非表示にできます。

Q. シフト確定前の未提出・未応募を減らすために活用できますか？

A. はい。従業員のタイムカードには、勤務希望時間が未提出の場合や、対象となる欠員シフト募集に未応募の場合、「対応が必要な処理」として表示されます。

従業員自身がタイムカード上で対応が必要な内容に気づき、そのまま勤務希望時間の提出や欠員シフトへの応募に進めるため、管理者が個別に未提出者・未応募者を確認して声掛けする負担を減らしやすくなります。

シフト作成時期には、従業員へ「タイムカードを開いた際に、対応が必要な処理が表示されていないか確認する」運用を周知しておくと効果的です。

Q. 毎月、同じ従業員に打刻漏れや申請漏れが発生する場合にも活用できますか？

A. はい。「対応が必要な処理」には、エラー勤務や打刻とスケジュールの不整合、未申請残業など、従業員自身で対応できる未処理の内容が表示されます。

従来のように管理者から指摘されて初めて気づくのではなく、従業員自身がタイムカードを確認することで、対応漏れに気づきやすくなります。

毎月同じような対応漏れが発生している場合は、月末や締め日前だけでなく、日常的にタイムカードを確認し、「対応が必要な処理」が表示されていればその都度対応する運用を案内するとよいでしょう。未対応をため込まない運用にすることで、締め日前の確認や催促の負担軽減にもつながります。

Q. スマートフォンを中心に勤怠管理している従業員にも活用できますか？

A. はい。モバイル版タイムカードのTOP画面にも通知欄が表示され、そこから「対応が必要な処理」画面へ進めます。

Q. 管理者が締めた期間も「対応が必要な処理」に表示されますか？

A. いいえ。管理者によって締め済みの範囲は、対応が必要な処理として表示されません。

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お役立ちコンテンツ

• 【従業員画面】「対応が必要な処理があります」の確認 / 操作方法(PC)
• 【従業員画面】「対応が必要な処理があります」の確認 / 操作方法（モバイル）
• 【従業員画面】打刻忘れや打刻ミスをした場合の打刻申請方法（PC / モバイル）
• 【従業員画面】スケジュール変更 / 休暇取得の申請方法（PC / モバイル）
• 従業員自身が勤怠確認する方法（勤怠確認機能）
• 【従業員画面】勤務希望の入力方法（PC / モバイル）
• シフト調整時の欠員シフト募集方法
• 勤怠を締める方法 / 締めを解除する方法

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