マイナンバーは3通りの方法で登録できます。それぞれの手順をご案内します。
補足
個人情報保護の観点により、ログイン許可を行ってもサポートセンターのオペレーターはマイナンバーを閲覧できない仕様となっております。
目次
事前設定
マイナンバー機能を有効化します。
1. 管理画面 > 企業情報 > 機能 を開き、[編集]をクリックします。
2. 適用日を指定し、[決定]をクリックします。
3. 「マイナンバー機能」で「有効」を選び、[保存]をクリックします。
【方法1】従業員自身で入力し、管理者が承認
従業員の操作
こちらの記事をご参照ください。
管理者の操作
従業員が提出したマイナンバー情報は、業務一覧 > マイナンバー管理 で確認できます。
※「全ての管理権限」または、マイナンバー管理の権限が付与されている管理者が操作できます。
1. 従業員がマイナンバーを提出すると、管理者にメール通知されます。
通知内容
条件 | 通知されるメールの件名 |
---|---|
従業員が自身のマイナンバーを提出した場合 | [KING OF TIME 人事労務] 〇〇さんから新規マイナンバー申請のお知らせ |
従業員が扶養家族のマイナンバーを提出した場合 | [KING OF TIME 人事労務] 従業員扶養家族のマイナンバー登録完了のお知らせ ※従業員自身のマイナンバーと扶養家族のマイナンバーを同時に提出した場合も、こちらのメールは届きます。 |
通知先のメールアドレス
「KING OF TIME 人事労務」で「全ての管理権限」を有する管理者のメールアドレス宛に通知されます。管理者のメールアドレスは「KING OF TIME 勤怠管理」にて登録します。
ご注意
通知メールは、メールアドレス検証を経て有効化したメールアドレスだけに送信されます。
未検証または有効期限が切れたメールアドレスには送信されませんのでご注意ください。
詳細はこちらをご参照ください。
2. 管理画面 > 業務一覧 > マイナンバー管理 を開きます。「マイナンバーステータス」で「承認待ち」を選択すると、承認待ちの従業員が表示されます。
3. 承認待ちの従業員をクリックすると、詳細が表示されます。内容を確認し、[棄却]または[承認]をクリックします。
4. 棄却の場合は棄却理由を選択し、[送信]をクリックします。
家族のマイナンバー申請に関するご注意
- 「税法上の扶養状況」または「社会保険の扶養状況」が「有」となっている家族のマイナンバーを登録できます。
- 従業員自身のマイナンバーは申請後、管理者による承認が必要ですが、家族のマイナンバーについては、管理者での承認なしで登録されます。
- 従業員自身のマイナンバーだけが登録されており、家族のマイナンバーが未登録の場合は、マイナンバーステータスは[未完了]と表示されます。
家族のマイナンバー確認方法はこちらの記事をご参照ください。
【方法2】管理者が1名ずつ登録
※「全ての管理権限」または、マイナンバー管理の権限が付与されている管理者が操作できます。
1. 管理画面 > 従業員一覧を開き、マイナンバーを登録したい従業員を選択します。
2. [マイナンバー]タブを開き、[編集]をクリックします。
3. 適用日を指定し、[決定]をクリックします。
4. 「適用対象」を「はい」としたうえで、「マイナンバー」を入力し、「番号確認」と「本人確認」に画像をアップロードします(1項目につきファイル数1、容量5MB以内)。
※各項目の詳細はこちらをご参照ください。
5. [保存]をクリックします。
【方法3】一括インポート
※「全ての管理権限」または、マイナンバー管理の権限が付与されている管理者が操作できます。
1. 管理画面 > 業務一覧 > マイナンバー管理 を開きます。
2. 「マイナンバーステータス」を 「未完了」に設定します。
3. 画面右上の[マイナンバーのインポート]をクリックします。
4. [インポート用テンプレートファイルをダウンロード]をクリックします。テンプレートファイル(CSV形式)がダウンロードされます。
5. テンプレートファイルをExcelやメモ帳などで開きます。「マイナンバー.マイナンバー」列に対象者のマイナンバーを入力します。
ご注意
- マイナンバーは12桁の半角数字で入力します。マイナンバーの法則に沿わない値はエラーになり、正常にインポートできません。
- 入社前の従業員について、入社日を適用日にしている場合、入社前には本人のマイナンバーのみインポート可能です。家族のマイナンバーは入社日以降にインポート可能になります。
6. 入力が完了したらテンプレートファイルをCSV形式で保存します。
7. マイナンバーのインポート画面の[ファイルを選択]にて、マイナンバーを入力済みのテンプレートファイルを選択し、[アップロード]をクリックします。
8. インポートする従業員の情報に問題がないか確認します。[マイナンバー]をクリックするとインポート内容を確認できます。問題なければ[保存]をクリックします。
9. 「インポートが完了しました」と表示されたら、登録完了です。
マイナンバー管理画面へ戻ると、「マイナンバー」のステータスが「完了」に変更されています。