給与計算サービスで出力した給与データを本システムにCSV形式でインポートし、インポートデータを元に給与明細を発行します。
※給与明細の全社員一括出力、CSVやエクセルへのエクスポートはできません。ご了承ください。
必要な権限について
- 「全ての管理権限」または「明細発行」の権限が付与されている権限グループの管理者であること
- 一般管理者の場合は、管理画面 ＞ 設定 ＞ その他の設定 ＞ 権限設定 ＞ 該当グループの［編集］（新規作成の場合は［権限グループ追加］） ＞ にて、「部署・役職」の権限が設定されていること
詳細はこちらをご参照ください。
補足
KING OF TIME 給与をご利用の場合、事前設定を行うことで給与計算画面からワンクリックで明細データを連携し、明細を発行できます。詳細はこちらをご参照ください。
目次
事前準備
事前に給与明細レイアウトを設定してください（詳細はこちら）。
補足
KING OF TIME 給与から明細CSVを出力して用意する場合、以下の手順で出力してください。
※対象月が未確定の場合は出力できません。確定した状態で出力してください。
給与または賞与計算 ＞ 「締め日グループ」と「対象年月」を選択 ＞［計算結果の表示］をクリック ＞ 右上の［⋮］をクリック ＞ 明細発行用CSV出力をクリック
明細発行手順
1. 管理画面 ＞ 業務一覧 ＞［明細発行］ボタンをクリックします。
2. 「レイアウト名称」で使用する明細レイアウトを選択します。レイアウトの設定についてはこちらをご参照ください。
3. 「給与データ（CSV）を選択してください」から給与データファイルを選択します。
4. データ開始行（指定したCSVファイル内で、最初の従業員の給与情報が入力されている行）を指定し、［アップロード］ボタンをクリックします。
ご注意
- CSVファイルの文字コードは「UTF-8」で作成してください（詳細はこちら）。
- 従業員コードが「001」の場合は、CSV内の従業員コードが「001」で表示されるよう、セルの書式を「文字列」にしてください（詳細はこちら）。
- 給与データCSVの項目はレイアウトの明細項目と名称をそろえてください。
- 空欄はアップロード時に「0」とみなされます。
- 給与明細発行時の金額表示について三桁区切りとしたい場合、アップロードいただく給与CSVデータで「100,000」と「，」を打ってください。
- 一度にアップロード可能な従業員数の上限は、1,000件です。
- 「明細発行」の権限が付与された管理者は、権限が割り当てられた部署や役職の従業員のみ明細発行が可能です。
5. アップロードが完了したら ［次へ］ボタンをクリックします。
6. 給与明細のタイトル、対象期間、公開タイミングなどを指定し、［次へ］ボタンをクリックします。
公開タイミングは以下から選択できます。
- 支給日に公開
- 支給日の前日に公開
- 日時指定（任意の日時を指定して従業員に公開できます。）
- 即時公開（保存ボタンを押したタイミングで従業員に公開が可能です。）
「支給日に公開」「支給日の前日に公開」「日時指定」を選択した場合、時刻は「0時、7時、8時、9時、12時、15時、18時、21時」から選択できます。
ご注意
「支給日」「公開時刻」で過去の日時を設定した場合、設定操作を行った翌日の0:00にメール配信されます。従業員画面でも、メール配信後に閲覧できます。
例）「2021/1/26」に以下の配信設定を行った
・支給日：「2021/1/25」
・公開時刻：「7:00」
・ メール配信日：「2021/1/27 0:00」
⇒ 以降、従業員画面にて明細の閲覧可能。
7. 配信対象者の一覧が表示されます。「プレビュー」から給与明細のプレビューをPDF形式、HTML形式で確認できます。［保存］ボタンをクリックし、明細発行業務を完了します。
※「公開タイミング」で「即時公開」を選択した場合、［保存］ボタンをクリックすると従業員に給与明細が即時公開されます。
補足：退職済み従業員の明細発行について
-
退職した従業員は「退職者向け給与関連書類閲覧機能」（KING OF TIME 勤怠管理の管理画面 ＞ 設定 ＞ オプション ＞ 企業情報 ＞ 退職者向け給与関連書類閲覧機能）の設定により、扱いが異なります（詳細はこちら）。
退職者向け給与関連書類閲覧機能 の設定 退職した従業員の扱い 使用する 「閲覧可能期間」で設定した期間は、KING OF TIME 人事労務の給与明細、賞与明細、源泉徴収票を確認できるようになります。
※KING OF TIME 人事労務を利用中の従業員に限ります。
※退職者へ明細配信をメールで通知する場合は、KING OF TIME 勤怠管理で退職者に登録しているメールアドレスを、退職後も受信可能なメールアドレスで設定してください。使用しない 退職日翌日以降システムにログインできなくなるため、配信された各種明細を閲覧できなくなります。管理者が明細データ（PDF形式）をダウンロードし、該当従業員へメールまたは紙面で送付してください。 - 「配信対象者一覧」には退職済み従業員も表示されます。退職済み従業員に明細を配信しない場合は、「対象」チェックを外してください。
給与明細の発行
指定のタイミングで給与明細が発行されます。従業員へのメール通知については こちら 、明細の確認方法については こちら をご参照ください。
明細発行設定の確認・編集
管理画面 ＞ 業務一覧 ＞ 進捗一覧 で給与明細の配信状況を確認できます。
給与明細書をクリックすることで、配信対象者の確認や配信設定の変更も可能です。
ご注意
進捗一覧には、他の管理者が発行した給与明細も表示されます。配信対象者一覧には、権限が割り当てられた部署や役職の従業員のみ表示されます。
発行済みの明細はチェックボックス「完了業務を含める」にチェックを入れると一覧で確認できます。
KING OF TIME データ分析との連携をご利用のお客様へ
発行した「給与明細」「賞与明細」は、KING OF TIME データ分析の「給与」データに連携されます。連携タイミングや明細項目の名称などにご注意ください。詳細は、こちらの「データ連携」をご参照ください。