給与明細の発行方法

給与計算サービスで出力した給与データを本システムにCSV形式でインポートし、インポートデータを元に給与明細を発行します。

※「全ての管理権限」または「明細発行」の権限が付与されている管理グループの管理者だけが可能な操作です(詳細はこちら)。

 

ご注意

  • 給与明細の全社員一括出力、CSVやエクセルへのエクスポートはできません。ご了承ください。
  • 退職済みの従業員は本システムにログインできなくなるため、事前に給与明細などをダウンロードしておいてください。退職後に発行される給与明細などについては管理者がダウンロードして、退職済みの従業員にメールまたは紙面で送付してください。

 

目次

 

事前準備

事前に給与明細レイアウトを設定してください(詳細はこちら)。

 

画面上部に戻る

 

明細発行手順

1. 管理画面 > 業務一覧 >[明細発行]ボタンをクリックします。

 

2. 「レイアウト名称」で使用する明細レイアウトを選択します。レイアウトの設定についてはこちらをご参照ください。

 

3. 「給与データ(CSV)を選択してください」から給与データファイルを選択します。

 

4. データ開始行(指定したCSVファイル内で、最初の従業員の給与情報が入力されている行)を指定し、[アップロード]ボタンをクリックします。

 

ご注意

  • CSVファイルの文字コードは「UTF-8」で作成してください(詳細はこちら)。
  • 従業員コードが「001」の場合は、CSV内の従業員コードが「001」で表示されるよう、セルの書式を「文字列」にしてください(詳細はこちら)。
  • 給与データCSVの項目はレイアウトの明細項目と名称をそろえてください。
  • 空欄はアップロード時に「0」とみなされます。
  • 給与明細発行時の金額表示について三桁区切りとしたい場合、アップロードいただく給与CSVデータで「100,000」と「,」を打ってください。
  • 一度にアップロード可能な従業員数の上限は、1,000件です。
  • 「明細発行」の権限が付与された管理者は、権限が割り当てられた部署や役職の従業員のみ明細発行が可能です。

 

5. アップロードが完了したら [次へ]ボタンをクリックします。

 

6. 給与明細のタイトル、対象期間、支給日、公開時刻などを指定し、[次へ]ボタンをクリックします。

img006.png

 

ご注意

「支給日」「公開時刻」で過去の日時を設定した場合、設定操作を行った翌日の0:00にメール配信されます。

例)「2021/1/26」に以下の配信設定を行った
・支給日:「2021/1/25」
・公開時刻:「7:00」
⇒ 「2021/1/27」の「0:00」にメール配信されます。

 

7. 配信対象者の一覧が表示されます。「プレビュー」から給与明細のプレビューをPDF形式、HTML形式で確認できます。[保存]ボタンをクリックし、明細発行業務を完了します。

img007.png

 

※配信対象者一覧には、退職者も表示されます。退職者へ給与明細発行を通知したくない場合は、「対象」チェックを外してください。

 

画面上部に戻る

 

給与明細の発行

指定日になると給与明細が発行されます。従業員へのメール通知については こちら 、明細の確認方法については こちら をご参照ください。

meisai.png

 

画面上部に戻る

 

明細発行設定の確認・編集

管理画面 > 業務一覧 > 進捗一覧 で給与明細の配信状況を確認できます。

2023-06-21_11h19_43.png

 

給与明細書をクリックすることで、配信対象者の確認や配信設定の変更も可能です。

2023-12-22_17h16_41.png

 

ご注意

進捗一覧には、他の管理者が発行した給与明細も表示されます。配信対象者一覧には、権限が割り当てられた部署や役職の従業員のみ表示されます。

 

発行済みの明細はチェックボックス「完了業務を含める」にチェックを入れると一覧で確認できます。

2023-06-21_11h20_39.png

 

画面上部に戻る

 

KING OF TIME データ分析との連携をご利用のお客様へ

発行した「給与明細」「賞与明細」は、KING OF TIME データ分析の「給与」データに連携されます。連携タイミングや明細項目の名称などにご注意ください。詳細は、こちらの「データ連携」をご参照ください。

 

画面上部に戻る

この記事は役に立ちましたか?
1人中0人がこの記事が役に立ったと言っています