退職者への給与明細・源泉徴収票の交付をKING OF TIMEシリーズでシステム化する手順と設定ポイントをまとめたガイドです。
これまで、KING OF TIME 人事労務では退職処理後に従業員がログインできなくなるため、最終月の給与明細や源泉徴収票は郵送やメールでの個別対応が必要でした。
2026年6月にリリースされた新機能では、管理者が退職者のログイン可能期間（1日〜365日）を設定でき、退職者自身がブラウザから明細を閲覧・ダウンロードできるようになりました。これにより、退職のたびに発生していた印刷・郵送の手間がなくなり、後日の再発行依頼にも退職者側で対応可能になります。
目次
退職後の明細交付でよくある課題
退職者への書類交付は、日常の定型業務に追われる中で後回しになりがちです。「最終月の給与明細を郵送し忘れていた」「退職者から源泉徴収票の再発行を依頼されたが、該当データを探すのに時間がかかった」「退職者の転居に気づかず、郵送した明細が届かなかった」こうした経験をお持ちの担当者の方も多いのではないでしょうか。
特に退職が集中する年度末や期末には、在籍中の従業員に関する業務と並行して対応しなければならず、負担が大きくなります。給与明細や源泉徴収票の交付が遅れた場合、退職者の確定申告や転職先での年末調整にも影響が及ぶ可能性があります。
また、退職時には健康保険・厚生年金保険の資格喪失届、雇用保険の資格喪失届および離職票の交付手続き、住民税の特別徴収異動届といった届出手続きも発生します。これらの届出に追われる中で、給与明細や源泉徴収票の交付が抜け落ちてしまうケースは珍しくありません。
給与明細の交付はもちろん、源泉徴収票についても所得税法第226条に基づき、退職後速やかに（退職後1ヶ月以内を目安に）交付することが求められています。日常の労務手続きに追われる中で、これらの書類交付を失念したり遅延したりすることは、法令遵守の観点からも避けなければなりません。
新機能で変わる退職後の業務フロー
従来のフロー
これまで、KING OF TIME 人事労務では退職処理を行うと従業員がシステムにログインできなくなりました。そのため、最終月の給与明細や源泉徴収票は紙に印刷して郵送する、PDFをメールに添付して送付するなど、システム外での個別対応が必要でした。
新機能導入後のフロー
新機能では、管理者が退職者のログイン可能期間を1日〜365日の範囲で設定できます。
退職者はその期間内に、PCまたはモバイルブラウザからKING OF TIME 勤怠管理にログインし、給与明細や源泉徴収票を自分で閲覧・ダウンロードできます。
ご注意
- KING OF TIME 人事労務を利用中の従業員に限ります。
- タイムカードや給与明細 / 源泉徴収票発行通知メールからのログインが可能です。スマートフォンアプリや各種タイムレコーダーからのログインはできません。
この機能により、担当者が退職のたびに明細を個別に印刷・郵送する作業が不要になります。後日、転職先への提出などで源泉徴収票の再発行を依頼されるケースでも、ログイン期間内であれば退職者自身でダウンロードできるため、人事担当者の追加対応が発生しません。
なお、退職日の翌月以降に退職者がログインしても、課金対象には含まれません。追加料金を気にすることなく、安心してご利用いただけます。
補足
ログイン可能期間の目安としては、最終給与の支給日や源泉徴収票の交付時期を考慮のうえ、余裕を持った日数を設定することをおすすめします。設定した期間を過ぎると退職者はログインできなくなるため、その後に明細が必要になった場合は従来どおり個別での対応が必要です。
従来のフローと新機能導入後のフローを比較すると、業務の変化は次の通りです。
従来のフロー |
新機能導入後のフロー |
|
|---|---|---|
| 退職者の明細取得 | 担当者が郵送・メール送付 | 退職者が自分でダウンロード |
| 担当者の作業 | 退職のたびに個別対応 | ログイン期間の設定のみ |
| 再発行依頼 | 担当者が出力して送付 | 期間内なら退職者が自己対応 |
| 追加コスト | なし | なし（課金体系変更なし） |
KING OF TIMEシリーズでの操作手順
現在の利用状況によって異なります。貴社に該当する利用状況を確認してください。
A：すでにKING OF TIME 給与で給与計算まで行っている
(1) KING OF TIME 勤怠管理で退職者が明細を確認できるように設定する
- 退職者向け給与関連書類閲覧機能が利用できるように設定します。
設定 ＞ その他 ＞ オプション ＞ 企業情報 カテゴリ ＞ 退職者向け給与関連書類閲覧機能を「使用する」に変更 ＞ ログイン可能期間を入力 ＞ ［登録］
※入力可能な日数は1日〜365日です。
- 退職者のメールアドレスを、退職後も利用可能なメールアドレスか確認します。社用アドレスなど退職以降受信できないアドレスになっている場合は、メールアドレスを変更し、メールアドレス検証を実施してください。詳細はこちらをご参照ください。
- 退職者へタイムカードのURLとログイン情報を送付します。操作方法はこちらをご参照ください。
補足
退職者へ別途ログイン可能期間を通知するとスムーズです。
(2) 最終給与の計算と明細 / 源泉徴収票の出力
- 退職者の最終給与をKING OF TIME 給与で計算します。給与計算結果を確認し、確定処理を行います。
- 確定後、帳票メニューから「退職者の源泉徴収票」をPDF形式で出力します。
(3) 明細・源泉徴収票を従業員に発行する
- KING OF TIME 人事労務で給与明細 / 源泉徴収票を発行します。
- 発行が完了すると、KING OF TIME 勤怠管理に登録されているメールアドレス宛に通知メールが届きます。
B：KING OF TIME 人事労務 / 給与を利用していない
他社の給与計算ソフトで計算した給与データをCSV / PDF形式でKING OF TIME 人事労務に取り込むことで、WEB給与明細 / 源泉徴収票の発行ができます。
(1) 事前準備
KING OF TIME 勤怠管理
- 退職者向け給与関連書類閲覧機能が利用できるように設定します。
設定 ＞ その他 ＞ オプション ＞ 企業情報 カテゴリ ＞ 退職者向け給与関連書類閲覧機能を「使用する」に変更 ＞ ログイン可能期間を入力 ＞ ［登録］
※入力可能な日数は1日〜365日です。
- 従業員の人事労務へのログイン権限を確認します。
設定 ＞ 従業員 ＞ 従業員設定 ＞ ［表示］ ＞ 対象従業員［編集］ ＞ サービス利用 カテゴリ ＞ KING OF TIME 人事労務を「使用する」に変更
- 退職者のメールアドレスを、退職後も利用可能なメールアドレスか確認します。社用アドレスなど退職以降受信できないアドレスになっている場合は、メールアドレスを変更し、メールアドレス検証を実施してください。詳細はこちらをご参照ください。
- 退職者へタイムカードのURLとログイン情報を送付します。操作方法はこちらをご参照ください。
KING OF TIME 人事労務
KING OF TIME 人事労務で、給与明細発行のレイアウト設定を行います。明細レイアウト設定についてはこちらをご参照ください。
(2) 給与明細 / 源泉徴収票を出力する
- 給与計算結果をCSVで出力します。
- 源泉徴収票をPDF形式で出力し、KING OF TIME 人事労務へアップロードするためにファイル名を指定の形式に変更します。詳細はこちらをご参照ください。
(3) 明細・源泉徴収票を従業員に発行する
- KING OF TIME 人事労務で給与明細 / 源泉徴収票を発行します。
- 発行が完了すると、KING OF TIME 勤怠管理に登録されているメールアドレス宛に通知メールが届きます。
補足
KING OF TIME 給与をご利用いただければ、給与計算画面からワンクリックでKING OF TIME 人事労務へ明細データを連携し、明細配信設定を行うことができます。詳細はこちらをご参照ください。
よくある質問
Q. KING OF TIME 給与を利用していなくても、KING OF TIME 人事労務で給与明細を発行できますか？
A. はい、可能です。他社の給与計算ソフトで作成した給与データをCSV形式でKING OF TIME 人事労務に取り込むことで、WEB給与明細を発行できます。KING OF TIME 給与をご利用の場合は、データが自動で連携されるため、CSV取り込みの作業が不要になります。
Q. 退職者への源泉徴収票は電子交付でも問題ありませんか？
A. はい、一定の要件を満たせば電子交付できます。源泉徴収票を電子交付する場合は、あらかじめ従業員に交付方法などを示し、承諾を得る必要があります。KING OF TIME 人事労務では、Web上で源泉徴収票を閲覧・ダウンロードできる形式で交付できます。
Q. 退職者のログイン可能期間はどのくらいに設定すればよいですか？
A. 最終給与の支給日から、退職者が源泉徴収票を確認するまでの期間を考慮して設定してください。転職先への源泉徴収票の提出が必要になるケースも多いため、余裕を持った期間を設定することをおすすめします。
Q. 退職者がログイン可能期間に閲覧できる情報はなんですか？
A. 給与明細と源泉徴収票のみ閲覧できます。過去のタイムカードなどは従業員から参照できません。
Q. 退職者がログイン可能期間を過ぎた後に明細が必要になった場合は？
A. ログイン可能期間を過ぎると退職者はシステムにログインできなくなります。その場合は、管理者がKING OF TIME 人事労務の画面から該当の明細や源泉徴収票を出力し、個別にお送りください。
Q. すでに退職処理済みの従業員にも、あとからログイン可能期間を設定できますか？
A. 可能です。退職処理済みの従業員に対しても、管理者がログイン可能期間を設定することで、再度ログインできるようになります。過去に退職した従業員への明細交付がまだお済みでない場合にもご活用いただけます。
Q. 退職者にはどのようにログイン情報を伝えればよいですか？
A. 退職前に、タイムカードのURLとログイン情報、ログイン可能期間をあわせて通知することをおすすめします。社用メールアドレスが使えなくなる場合は、事前に個人メールアドレスへの変更と検証を行ってください。
お役立ちコンテンツ
今回ご紹介した退職後の明細交付に役立つ情報をまとめました。操作の流れや設定方法など、詳細は関連コンテンツをご参照ください。