「このシフト、上限は超えていないよね……？」
外国人留学生のスケジュールを組むたびに、就労時間を計算し直していませんか。通常期間と長期休暇期間で上限が変わるうえ、週の数え方も固定週ではないため、手作業での確認は複雑になりがちです。
KING OF TIME 勤怠管理では、対象者や長期休暇期間を設定することで、対象となるスケジュール登録時の上限チェックや、予定・実績のアラート確認ができます。就労時間の確認をシステムで補助し、上限超過の見落としを防ぎやすくします。
本記事では、活用シーンと操作イメージを解説します。
目次
- 外国人留学生の就労時間管理でよくある課題
- 本機能で変わる就労時間管理フロー
- KING OF TIME 勤怠管理での設定 / 確認方法
- 運用のポイント
- 外国人留学生の管理にはKING OF TIME 人事労務 / KING OF TIME 電子契約も活用
- よくある質問
- お役立ちコンテンツ
外国人留学生の就労時間管理でよくある課題
外国人留学生が資格外活動許可の範囲内で就労する場合は、就労時間の上限を踏まえて勤務を管理する必要があります。
KING OF TIME 勤怠管理では、通常期間は週28時間、学校の長期休暇として登録した期間は1日8時間・週40時間を上限にチェックします。
特に週の勤務時間は、「月曜日から日曜日」のような固定の週だけを見ればよいわけではありません。
登録する勤務日を基準に前後6日間を含む13日間をチェックし、その範囲を1日ずつずらしながら連続する7日間ごとに勤務予定時間を確認する必要があります。このため、シフト表を見ながら手作業で計算すると確認漏れが起きやすくなります。
例：7日を勤務日としてスケジュールを登録する場合
（緑で塗りつぶされている範囲が、チェック対象期間）
また、シフト作成時に問題がなくても、シフト変更や追加勤務、実際の打刻によって勤務時間が増えることがあります。そのため、「予定」と「実績」の両方を継続して確認する運用が重要です。
本機能で変わる就労時間管理フロー
KING OF TIME 勤怠管理で外国人留学生の資格外活動許可チェック機能を活用すると、就労時間の上限チェックをシステムで補助できるため、手作業で確認・計算する負担を減らせます。
対象者、長期休暇、シフト、勤務実績を一連の流れで管理することで、確認のタイミングも整理しやすくなります。
従来のフロー |
本機能活用後のフロー |
|
|---|---|---|
| 対象者 | 管理者が外国人留学生を個別に把握する。 | チェック対象者として従業員単位で登録し、対象者を一覧で確認する。 |
| 長期休暇 | 学校の長期休暇を別途把握し、期間に応じて上限を判断する。 | 従業員ごとに長期休暇期間を登録し、1日8時間・週40時間の上限でチェックする。 |
| シフト | 勤務時間を手作業で確認する。 連続する7日間を複数パターンで確認する必要がある。 |
対象となるスケジュール登録・更新時に勤務予定時間を自動でチェックし、エラーを表示する。 上限超過時はアラートを一覧で確認できるため、シフトの調整をしやすくなる。 |
| 勤務実績 | 予定とは別に勤務実績を集計し、上限超過がないか確認する。 | 勤務実績を自動でチェックし、上限超過時はアラートを一覧で確認できるため、見落としに気づきやすくする。 |
KING OF TIME 勤怠管理での設定 / 確認方法
オプション設定
管理画面 ホーム ＞ 設定 ＞ その他 ＞ オプション より、勤怠管理設定カテゴリの「外国人留学生の資格外活動許可チェック機能（週28時間）」を「使用する」に設定し、［登録］をクリックします。
外国人留学生の資格外活動許可チェック対象者と長期休暇の設定
1. 管理画面ホーム ＞ 設定 ＞ その他 ＞ 外国人留学生の資格外活動許可チェック関連設定 ＞ 「外国人留学生の資格外活動許可チェック対象者一覧」画面で、［表示］をクリックします。
2. ［対象者選択］をクリックします。
3. 対象者にチェックを入れ、［登録］をクリックします。
4.「外国人留学生の長期休暇一覧」画面で、［表示］をクリックします。
5. 長期休暇を登録する対象者の［詳細］をクリックします。
6. 長期休暇の「休暇開始日」「休暇終了日」を入力し、［保存］をクリックします。
登録した期間は、通常期間とは異なる「1日8時間・週40時間」の上限でチェックされます。
ポイント
長期休暇期間は年度ごとに登録できます。
学校から長期休暇の開始日・終了日が案内されたタイミングで登録し、期間が変更された場合は実際の日付に合わせて見直してください。
シフト登録時の上限超過チェック
対象者のスケジュールを登録・更新する際、勤務予定時間が上限を超過しないかを自動でチェックします。通常期間で週28時間、長期休暇期間で1日8時間・週40時間を超える勤務予定となる場合はエラーとなり、登録・更新されません。
なお、シフト登録時のチェック対象外となるスケジュール登録方法もあるため、後述の「コンプライアンス画面の予定・実績アラート」は随時ご確認ください。
ご注意
通常期間と長期休暇期間が同じ7日間に含まれる場合、それぞれの期間に分けて勤務時間をチェックします。そのため、7日間全体の勤務時間が多い場合でも、通常期間が週28時間以内、長期休暇期間が週40時間以内かつ1日8時間以内であれば、登録時にエラーが表示されない場合があります。
コンプライアンス画面で予定・実績アラートを確認する
予定・実績の勤務時間が上限を超過した従業員一覧は、管理画面の全メニュー ＞ コンプライアンス ＞ 「外国人留学生の資格外活動許可アラート」 画面より、月別に確認できます。
［詳細］を開くと、対象日・対象期間・勤務時間・アラート理由を確認でき、対象月度のタイムカードへ遷移できます。通常期間の週28時間、長期休暇期間の1日8時間・週40時間のうち、どの上限に該当したかを確認して対応してください。
また、直近1年以内の予定アラートは、管理画面ホームの「対応が必要な処理」にもアラートが表示されます。
ご注意
実績アラートは、すでに発生した勤務実績を確認するためのものです。アラートを消すことを目的に実績を変更せず、実際の勤務状況を確認したうえで、自社のルールに沿って対応してください。
運用のポイント
本機能は、採用時だけ設定して終わりにするのではなく、「採用 → 長期休暇の登録 → シフト作成・変更 → 月次確認」の流れに組み込むと活用しやすくなります。
外国人留学生を採用したとき
資格外活動許可の有無や内容を確認したうえで、KING OF TIME 勤怠管理のチェック対象者として登録します。対象者登録は資格外活動許可の有無をシステムが判定するものではないため、採用時の確認とセットで運用してください。
学校の長期休暇が決まったとき
学校の夏季・冬季・春季休暇などが決まったタイミングで、対象従業員の長期休暇期間を登録します。開始日・終了日が変更された場合は、実際の期間に合わせて登録内容を更新します。
シフトを作成・変更するとき
外国人留学生のシフトを作成・変更する際は、登録時のエラーだけでなく、予定アラートもあわせて確認します。繁忙期の追加勤務やシフト交換が発生した場合も、変更後の予定時間を確認してください。
月次の勤怠を確認するとき
月次の勤怠確認時には、コンプライアンス画面で予定・実績のアラートを確認します。実績アラートが表示されている場合は、タイムカードで実際の勤務状況を確認し、必要な対応を行います。対象者一覧やアラート一覧はExcel出力できるため、担当者間の確認や社内管理にも活用できます。
ご注意：複数の勤務先で就労している場合
外国人留学生が複数の勤務先で就労している場合は、他の勤務先での就労時間も含めて就労時間の上限を確認する必要があります。本機能はKING OF TIME 勤怠管理に登録された予定・実績をもとにチェックするため、他社での就労時間までは把握できません。
外国人留学生の管理にはKING OF TIME 人事労務 / KING OF TIME 電子契約も活用
KING OF TIME 人事労務
在留期間満了日、国籍・地域、資格外活動許可の有無、在留カード番号など、外国人従業員に関する情報を管理できます。在留期間満了日が近づいた際の通知も活用できます。
KING OF TIME 電子契約
複数の勤務先で働く留学生については、他社での勤務状況を確認する運用にもKING OF TIME 電子契約を活用できます。採用・入社時に、自社様式の申告書・誓約書で他社勤務の有無や勤務状況を確認し、保管する運用も可能です。
よくある質問
Q. 外国人留学生を新しく採用した時は、どんなことに注意すればいいですか？
A. 資格外活動許可の有無や内容に加え、学校の長期休暇の有無・期間にも注意してください。長期休暇中は、通常期間とは就労時間の上限が異なります。
また、複数の勤務先で就労している場合、本機能では他の勤務先での就労時間までは確認できません。他社での勤務状況についても、別途確認・管理してください。
Q. 外国人留学生を新しく採用したときは、最初に何を設定すればよいですか？
A. 資格外活動許可の有無や内容を確認したうえで、まず本機能を「使用する」に設定し、対象となる従業員をチェック対象者として登録してください。学校の長期休暇期間が決まっている場合は、あわせて休暇期間も登録します。
Q. 週28時間を超えないようにシフトを組む際、複数の曜日を起算日として手作業で計算する必要はありますか？
A. 対象となるスケジュール登録・更新では、登録する勤務日の前後6日間を含む13日間を確認し、連続する7日間ごとに勤務予定時間をチェックします。ただし、登録時チェックの対象外となる登録経路もあるため、予定アラートもあわせて確認してください。
Q. 学校の長期休暇に入る前には、どのような準備をしておくとよいですか？
A. 対象従業員ごとに、学校の長期休暇の開始日・終了日を登録してください。登録期間は1日8時間・週40時間の上限でチェックされます。日程が変更された場合は、登録内容も更新します。
Q. シフト登録時にエラーが表示された場合は、どうすればよいですか？
A. エラーメッセージに表示される対象期間や勤務予定時間を確認し、該当するシフトを見直してから再登録してください。予定時間を単に減らすのではなく、実際の勤務予定と整合するように調整してください。
Q. スケジュール登録時にエラーが表示されなかった場合も、アラートを確認した方がよいですか？
A. はい。一部のスケジュール登録経路では登録時のチェックを行わないため、コンプライアンス画面の予定アラートも確認する運用をおすすめします。
Q. 予定アラートと実績アラートは、どのように使い分ければよいですか？
A. 予定アラートは今後のシフトを見直すために、実績アラートはすでに発生した勤務状況を確認するために使います。実績アラートが表示された場合は、タイムカードなどで事実関係を確認したうえで対応してください。
Q. 複数の勤務先で働いている外国人留学生も、本機能だけで就労時間を確認できますか？
A. KING OF TIME 勤怠管理に登録されている予定・実績は確認できますが、他の勤務先での就労時間は取得できません。本人への確認など、別途把握する運用が必要です。
お役立ちコンテンツ
今回紹介した機能の設定方法や、関連する操作については以下の記事もあわせてご参照ください。
KING OF TIME 勤怠管理
- 外国人留学生の就労制限をチェックできるようにする方法
- 月間スケジュールの手動登録 / 削除方法（スケジュール管理）
- 日別スケジュールの手動登録方法（日別スケジュール設定）
- 【インポート】スケジュールの一括登録方法（スケジュールデータ［CSV］）
- 一定の数値を超過 / 不足している勤怠を通知する方法（アラート通知）
KING OF TIME 人事労務
KING OF TIME 電子契約