KING OF TIMEシリーズを使って、卒業・進級に伴う対象者の抽出から期限管理、社会保険・雇用保険の届出準備までを効率的に進めるためのポイントをまとめたガイドです。

従業員本人の卒業や、従業員の子どもの小学校への就学・小学3年生の修了は、各種制度の対象要件が変わるきっかけになります。4月と9月を確認時期として、社会保険・雇用保険の加入要件、在留資格上の就労可否、育児関係制度の対象範囲を確認しておきましょう。

見直しの対象は、以下の2グループです。

• 学生・留学生の従業員
• 小学校への就学や小学3年生の修了を迎える子どもを養育する従業員

学生アルバイトの卒業後に保険加入手続きが漏れていた、留学生を在留資格の変更前にフルタイムで就労させていた、子どもの就学や小学3年生の修了を育児関係制度の運用に反映していなかった、といった事態を防ぐため、本記事では確認すべき要件とKING OF TIMEでの管理ポイントを解説します。

KING OF TIMEシリーズなら、対象者の抽出、期限の通知、届出準備を支援でき、手続き漏れを防ぎやすくなります。

目次

• 卒業・進級に伴う見直しでよくある課題
• 見直しが必要になるタイミング（なぜ4月・9月なのか）
• 見直しが必要な対象者と要件 ── 2つのグループで整理する
  • グループ1：学生・留学生である従業員本人の保険・在留資格を再確認する 
  • グループ2：従業員の子どもの年齢・学年の変化に伴う育児関係制度を再確認する
• 見直しの進め方とKING OF TIMEでの管理ポイント
  1. 管理項目・通知の事前設定
  2. 対象者の抽出（フィルター機能）
  3. 在留資格・社会保険・雇用保険の要件判定と手続き（グループ1）
  4. 子の看護等休暇対象者の見直し（グループ2）
  5. 本人への通知・確認
• よくある質問
• お役立ちコンテンツ

卒業・進級に伴う見直しでよくある課題

卒業・進級に伴う手続きは、従業員本人からの申告に頼りがちなうえ、担当者が個別に状況を把握、管理していることも多く、属人化しやすい業務です。そのため、担当者の異動、申告の遅れ、情報の更新漏れなどによって、対象者を見落とす恐れがあります。

よくある課題には、次のようなものがあります。

• 学生アルバイトが卒業後も継続勤務していたが、雇用保険・社会保険の加入要件を再判定していなかった
• 卒業した留学生について、変更後の在留資格を確認しないまま就労させてしまった
• 従業員の子どもが小学3年生を修了したものの、子の看護等休暇の対象者名簿や休暇残数を見直していなかった
• 4月（新年度）の見直しは行っていたが、9月卒業の留学生を確認対象に含めていなかった
• 対象者情報や対応期限、届出状況、本人への案内履歴が複数の台帳に分散し、全体の進捗を把握しにくかった 

これらの課題は4月と9月に集中して発生しがちです。

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見直しが必要になるタイミング（なぜ4月と9月なのか）

日本の学校では、学年は原則として4月1日に始まり、翌年3月31日に終わります。このため、従業員本人の卒業や、従業員の子どもの就学・学年の変化に関連する見直しは、3月末から4月に集中します。

一方、大学や大学院などでは、秋季入学や学年途中の入学・卒業を設けている場合があります。特に、大学院や国際系プログラム、外国人留学生は、9月卒業 → 10月就労開始となるケースがあるため、4月だけではなく9月にも確認が必要です。

すべての学校が9月サイクルを採用しているわけではないため、従業員本人への確認や卒業予定日の登録をもとに判断してください。

子の看護等休暇など、子どもの学年に紐づく制度は原則として4月の見直しが中心です。

ただし、人事情報は年度途中でも変化します。9月にも全体の棚卸しを行う運用にしておくことで、4月時点では捉えきれなかった情報を確実に反映でき、年間を通じて対象者の管理精度を高めることができます。

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見直しが必要な対象者と要件 ── 2つのグループで整理する

見直し対象は、どちらの状況変化を起点とするかによって、次の2グループに分けられます。

早見表（2つのグループの違い）

グループ1：学生・留学生である従業員本人の保険・在留資格を再確認する

雇用保険、社会保険、在留資格は、いずれも「従業員本人が学生・留学生であること」が確認の起点です。

ただし、雇用保険と社会保険では学生の取扱いが異なります。また、外国人留学生の場合は、保険だけでなく、在留資格と実際に従事する業務との整合も確認してください。

雇用保険・社会保険の学生要件

雇用保険：

昼間学生は原則として適用除外です。ただし、卒業見込み（卒業後も継続雇用）、休学中、夜間、定時制、通信制の学生などは、次の両方の要件を満たせば被保険者になります。

• 1週間の所定労働時間が20時間以上
• 31日以上の雇用見込みがある

在学中は昼間学生として適用除外だった従業員でも、卒業後に継続勤務し、雇用保険の要件を満たす場合（主に上記の2要件）は、新たに資格取得手続きが必要になることがあります。

社会保険：

学生であっても、1週間の所定労働時間および1か月の所定労働日数が、同じ事業所で働く通常の労働者のおおむね4分の3以上であれば、一般の被保険者として加入対象となります。

社会保険の適用拡大による特定適用事業所に勤務しており、4分の3基準を満たさない短時間労働者については、「学生でないこと」が加入要件の一つです。このため、在学中は原則として対象外でも、卒業後も継続勤務し、ほかの要件を満たす場合は新たに加入対象となることがあります。

在留資格「留学」

外国人留学生の雇用は、「留学」の在留資格と資格外活動許可（原則1週28時間以内、学校が定める長期休業期間中は1日8時間以内）を前提に成り立っています。

卒業後にフルタイムで継続雇用する場合は、実際に従事する業務内容に応じて、「技術・人文知識・国際業務」などの就労可能な在留資格への変更が必要です。一方、卒業後も就職活動を続ける場合は、要件を満たすことで「特定活動」への変更が認められることがあります。これらの手続きをしないまま、卒業した元留学生をそのまま就労させると、企業側も、不法就労を助長したと判断されるおそれがあります。

特に重要なのは、在留資格変更を申請しても、許可されるまでは現在の在留資格・資格外活動許可の範囲を超えて就労させることはできないという点です。また、3月に卒業して4月入社予定であっても、卒業後から入社日までの期間は、在学中の資格外活動許可によるアルバイトも原則として認められない点にも注意が必要です。

就労開始日から逆算した手続きスケジュールの目安としては、4月就労開始なら前年12月〜1月末ごろ、10月就労開始なら6月〜7月ごろに申請準備を進めるのが一般的です。

グループ2：従業員の子どもの年齢・学年の変化に伴う育児関係制度を再確認する

従業員が養育する子どもの小学校への就学や小学3年生の修了を起点に確認します。

2025年4月施行の育児・介護休業法改正により、名称が「子の看護休暇」から「子の看護等休暇」へ変更され、対象となる子どもの範囲が「小学校就学前」から「小学3年生修了まで」に拡大されました。範囲は、法律上「9歳に達する日以後の最初の3月31日までの間にある子」で、小学3年生を修了するタイミングで対象から外れます。このため、毎年度末（3月末）に対象者を見直してください。

あわせて、所定外労働の制限（残業免除）の対象範囲も、「3歳未満」から「小学校就学前」に拡大されています。対象は「小学校就学前の子を養育する従業員」で、子どもが小学校に入学するタイミングで対象から外れます。冒頭で挙げた「小学校への就学」は、この所定外労働の制限の対象から外れる起点にあたるため、4月の入学時期にも対象者の見直しが必要です。

3月中に、子どもの生年月日と学年を基準に対象者を抽出し、4月1日時点の休暇・残業免除の対象者を明確にします。あわせて、自社の付与基準日に応じた付与日数や残数の取扱いを確認しましょう。

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見直しの進め方とKING OF TIMEでの管理ポイント

卒業・進級に伴う見直しは、次の5ステップで進めます。

1. 管理項目・通知の事前設定
2. 対象者の抽出（フィルター機能）
3. 在留資格・社会保険・雇用保険の要件判定と手続き（グループ1）
4. 子の看護等休暇対象者の見直し（グループ2）
5. 本人への通知・確認

1. 管理項目・通知の事前設定

はじめに、確認対象者の抽出や進捗管理に必要な項目を用意し、確認時期を把握できるようにします。ここで項目をきちんと整えておくことで、期限が近づいたタイミングで確実に気づけるようになり、後の対応にも余裕を持って進められます。

KING OF TIME 人事労務には、氏名や在籍状況などの標準項目がすでに用意されていますが、卒業・進級に伴う見直しに対応するには、従業員項目カスタマイズ機能を使って管理項目を追加しておくと、対象者の抽出や進捗管理がしやすくなります。項目は、ラジオボタン、チェックボックス、日付、ファイルなど、管理目的に合った形式で設定できます。現物確認が必要な証明書がある場合は、ファイル添付機能も活用すると、従業員情報とあわせてより正確に管理できます。

なお、「保険要件確認状況」や「子の看護等休暇の年度確認状況」のように、対応状況そのものを管理する項目には、次のような選択肢を設定しておくと、一覧で状況が一目で分かります。

• 未確認
• 確認中
• 対象
• 対象外
• 確認完了

グループ1（従業員本人が学生・留学生）向け：おすすめの追加管理項目

標準項目に加えて、次のような項目を追加しておくと、卒業・進級に伴う見直しがしやすくなります。

• 学生区分
• 卒業予定年月
• 卒業後の継続雇用予定
• 保険要件確認状況
• 在留資格変更申請日
• 変更許可後の在留カード確認日
• 必要書類の提出状況

グループ2（従業員の子どもの年齢・学年の変化）向け：おすすめの追加管理項目

グループ1同様に、標準項目に加えて、次のような項目を追加しておくと、従業員の子どもの年齢・学年の変化に伴う見直しがしやすくなります。

• 子どもの学年
• 子の看護等休暇の年度確認状況
• 本人への案内日
• 必要書類の提出状況

通知設定

グループ1（従業員本人が学生・留学生）のように、確認すべき条件が「在留期間満了日」のような単一の日付である場合は、通知機能を使うことで、期限が近づいたタイミングに気づける仕組みを作れます。通知日は任意に設定でき、最大3つまで登録できます。

一方、グループ2（従業員の子どもの年齢・学年の変化）は、子どもの学年や休暇の年度確認状況など複数の条件を組み合わせて判定する必要があるため、通知機能だけでは対応できません。後述の「2. 対象者の抽出（フィルター機能）」で、フィルター機能を使った複雑な条件への対応方法を紹介します（この機能はグループ1の抽出にも使います）。

2. 対象者の抽出（フィルター機能）

KING OF TIME 人事労務のフィルター機能を使い、前述の「1. 管理項目・通知の事前設定」で登録した従業員項目を条件として、見直し対象者を洗い出します。

グループ1（従業員本人が学生・留学生）の対象者抽出

1〜2月は3月卒業予定者を、6〜7月は9月卒業予定者を中心に確認します。

• 卒業予定年月が3月または9月である
• 学生区分が「昼間学生」または「留学生」である
• 卒業後も継続雇用する予定である
• 在留資格変更の確認が完了していない

グループ2（従業員の子どもの年齢・学年の変化）の対象者抽出

3月に以下の条件で対象者を一括抽出し、4月1日時点の対象者を確定します。

• 子どもの学年が小学3年生である
• 子の看護等休暇の年度確認状況が「未確認」または「確認中」である
• 本人への案内日が未設定である
• 必要書類の提出状況が「未提出」である

3. 在留資格・社会保険・雇用保険の要件判定と手続き（グループ1）

抽出した学生・留学生について、卒業後の勤務条件や在留資格を確認し、雇用保険・社会保険の加入状況に変動があるかを判定します。

確認結果は、次の3つに分けて整理すると管理しやすくなります。

• 加入状況を継続：卒業後も現在の加入状況を継続する
• 引き続き対象外：勤務条件などにより、引き続き加入対象とならない
• 新たに加入対象：卒業によって学生要件から外れ、加入要件を満たす

卒業後も継続勤務し、所定労働時間や雇用見込みなどの要件を満たす場合は、新たに加入対象となることがあります。対象者ごとに、少なくとも次の内容を確認してください。

• 卒業日
• 卒業後の継続雇用の有無
• 週の所定労働時間
• 1か月の所定労働日数
• 雇用見込み
• 所定内賃金
• 勤務先の社会保険の適用状況
• 資格取得予定日
• 本人への案内状況

KING OF TIME 人事労務の従業員項目カスタマイズ機能を利用して、「保険要件確認状況」「在留資格変更申請日」などを更新すると、判定結果や進捗を管理できます。外国人留学生については、在留資格変更の申請状況、許可日、変更後の在留カードも確認してください。

4. 子の看護等休暇対象者の見直し（グループ2）

抽出した従業員について、子の看護等休暇の対象状況を確認します。

確認結果は、次のように整理すると管理しやすくなります。

• 対象を継続：子どもが小学3年生修了前で、引き続き対象
• 対象外へ移行：3月31日をもって「9歳に達する日以後の最初の3月31日」を過ぎ、対象年齢から外れる

対象者ごとに、少なくとも次の内容を確認してください。

• 子どもの生年月日
• 現在の学年
• 対象終了日（9歳に達する日以後の最初の3月31日）
• 休暇の年度内取得日数・残数
• 本人への案内状況

KING OF TIME 人事労務の従業員項目カスタマイズ機能を利用して、「子の看護等休暇の年度確認状況」を更新すると、判定結果を管理できます。

対象外へ移行する従業員がいる場合は、KING OF TIME 勤怠管理で休暇区分・付与状況を見直します。子の看護等休暇を休暇区分として設定している場合、2025年4月の法改正内容を踏まえ、次の設定を確認してください。

• 休暇区分の名称
• 対象となる従業員
• 付与基準日・付与日数
• 時間単位取得の設定（雇用区分ごとの1日の契約労働時間・取得単位も確認）
• 休暇取得時の出勤率計算
• 就業規則との整合

5. 本人への通知・確認

判定結果や制度の対象状況に応じて、従業員本人へ案内します。早めに案内しておくことで、書類の提出や手続きがスムーズに進み、対象外になった従業員も混乱なく状況を理解できます。

グループ1（従業員本人が学生・留学生）への通知

卒業後の勤務予定を確認し、必要に応じて保険加入手続きを案内します。留学生については、在留資格の状況もあわせて案内します。対象者の状況に応じて、次の書類の提出を依頼します。

• 卒業証明書または卒業見込証明書
• 在学証明書
• 在留カード
• 資格外活動許可の内容を確認できる書類
• 在留資格変更の申請状況が分かる書類
• 変更許可後の在留カード

提出書類を確認した後、必要に応じてKING OF TIME 人事労務の従業員情報を更新します。

グループ2（従業員の子どもの年齢・学年の変化）：子どもを養育する従業員への通知

• 子の看護等休暇の対象状況に応じて、次の内容を案内します。
• 子の看護等休暇の対象期間（〜○年3月31日まで）
• 取得可能日数・残数
• 申請方法
• 対象から外れる場合は、その旨と時期

対象から外れる場合は、休暇が取得できなくなる時期を事前に案内してください。

グループ1は「必要書類の提出状況」、グループ2は「子の看護等休暇の年度確認状況」をフィルター条件として、未提出・未対応の従業員を継続的に確認してください。

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よくある質問

Q. 卒業・進級の対象者の見直しはいつ行えばよいですか？

A. 4月と9月の年2回を基本タイミングとして見直すことをおすすめします。4月は新年度に伴う進学・卒業が集中し、9月は大学院や国際系プログラムを中心とした秋季卒業・入学が発生するためです。

Q. 留学生を卒業後も継続して雇用する場合、いつからフルタイムで働かせることができますか？

A. 就労可能な在留資格への変更が許可され、変更後の在留カードを確認してからです。

申請中であっても、許可前に現在の在留資格や資格外活動許可の範囲を超えて働かせることはできません。卒業後も雇用する場合は、申請状況と許可日を管理し、あわせて雇用保険・社会保険の加入要件も確認してください。

Q. 子どもが小学3年生を修了した場合、子の看護等休暇はいつまで取得できますか？

A. 原則として、小学3年生を修了する年度の3月31日までです。

翌年度からは対象外となるため、年度末までに子どもの生年月日や学年を確認し、4月1日時点の対象者を見直してください。あわせて、自社の付与基準日に応じた付与日数や残数の取扱いも確認してください。 KING OF TIME 勤怠管理を利用している場合は、休暇区分の設定も更新します。

Q. 子どもが小学校に入学すると、所定外労働の制限（残業免除）はどうなりますか？

A. 所定外労働の制限（残業免除）の対象は「小学校就学前の子を養育する従業員」です。子の看護等休暇とは対象年齢が異なり、子どもが小学校に入学した時点で対象から外れるため、4月の入学時期にも、あわせて対象者を確認してください。

Q. KING OF TIMEで在留期間満了日の通知は設定できますか？

A. はい。KING OF TIME 人事労務では、在留期間満了日が近づいていることを管理者へ通知できます。通知日は任意に設定できます。留学生・外国人従業員の在留期間満了日を登録しておくと、対応漏れを防ぎやすくなります。

Q. KING OF TIME 人事労務を使えば、各種保険の加入や対象の判定まで自動で行ってくれますか？

A. いいえ。KING OF TIME 人事労務は、対象者の抽出・期限の管理・届出作成準備といった運用を支援するものです。制度上の該当・非該当は担当者が判断してください。判定に迷う場合は、行政機関や社会保険労務士などの専門家にご確認ください。

Q. KING OF TIME 勤怠管理だけ契約していますが、KING OF TIME 人事労務の機能も使えますか？

A. KING OF TIME 勤怠管理をご利用中であれば、KING OF TIME 人事労務は追加料金なしでご利用いただけます。今回ご紹介した期限の通知や従業員項目のカスタマイズ、フィルターを活用できます。

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お役立ちコンテンツ

今回ご紹介した見直しに役立つ情報をまとめました。操作の流れや設定方法など、詳細は関連コンテンツをご参照ください。

• 「在留期間満了日」の通知方法
• 従業員項目のカスタマイズ方法（項目のカスタマイズ）
• 特定条件で従業員を抽出する方法（フィルター）
• 【エクスポート】従業員情報の出力方法
• 【インポート】従業員情報の一括更新方法
• 【入社手続き】健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届の作成方法
• 【入社手続き】雇用保険被保険者資格取得届の作成方法
• 「子の看護等休暇」「介護休暇」の管理方法

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